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So entsteht ein Nachhaltigkeitsbericht

© ista Deutschland GmbH

Jedes Jahr veröffentlichen zahlreiche Unternehmen ihren Nachhaltigkeitsbericht – so auch der Immobiliendienstleister ista. Rund acht Monate dauert der Entstehungsprozess. Doch was genau passiert in dieser Zeit eigentlich? Wir bringen Licht ins Dunkel und verfolgen den Weg von der ersten Analyse bis zum fertigen Bericht.

Dass Unternehmen Geschäftsberichte veröffentlichen, ist den meisten bekannt. Dass viele von diesen neuerdings aber auch über ihren Fortschritt im Bereich Nachhaltigkeit berichten müssen, das wissen nur wenige.

Entschieden hat das Ende 2016 die Europäische Union mit der Verabschiedung der CSR-Richtlinie (CSR Berichtspflicht). Da Transparenz für ista immer schon zur Unternehmensphilosophie gehört, berichtet das Unternehmen bereits seit 2010 jedes Jahr freiwillig und öffentlich über Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit. Bestandteil des Berichts sind unter anderem Informationen über Strategie, Produkte und Dienstleistungen, Innovationen genauso wie Angebote für Mitarbeiter, gesellschaftliches Engagement und Umweltleistung. Für ista gilt der Bericht gleichzeitig als Fortschrittsbericht im Rahmen der Mitgliedschaft im UN Global Compact.

Doch wie läuft so ein Berichtsprozess jetzt eigentlich genau ab? Hier erklären wir die sechs Schritte auf dem Weg zum Nachhaltigkeitsbericht – von der Analyse über die Wesentlichkeitsmatrix bis hin zur Veröffentlichung.

Schritt 1: Aufs Wesentliche kommt es an: Interne Analyse

Ein Nachhaltigkeitsbericht entsteht immer rückblickend für das abgelaufene Geschäftsjahr. Der Prozess für die Erstellung des Berichts startet aber schon vor Ablauf des Jahres, nämlich im November. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den Leitlinien der Global Reporting Initiative (GRI), beginnt ista mit einer Wesentlichkeitsanalyse und hinterfragt jedes Jahr aufs Neue, wo das Unternehmen in Sachen Nachhaltigkeit steht.

Koordiniert wird der gesamte Prozess von einem CSR-Projektteam. Gemeinsam werden neue sowie bestehende Handlungsfelder ermittelt und diskutiert, in denen das Unternehmen den stärksten ökologischen, ökonomischen und sozialen Impact sieht und bei denen ista einen positiven Beitrag für Umwelt und Gesellschaft leisten kann.

Schritt 2: Sie sind gefragt: Schwerpunkte des Berichts erfassen

Dann geht es darum, in der Wesentlichkeitsanalyse die Handlungsfelder zu gewichten, um so Schwerpunkte zu identifizieren. Die Meinungen von externen (Kunden, Lieferanten, NGOs, Politiker, Investoren, Verbände) und internen Stakeholder (Mitarbeiter) sind dafür sehr wichtig.

Deshalb führt ista beispielsweise Experteninterviews und Stakeholderumfragen durch. Das schafft eine valide Grundlage für den Nachhaltigkeitsbericht und hilft dabei herauszufinden, wo die Schwerpunkte gesehen werden und wie das Unternehmen in Bezug auf Nachhaltigkeit bewertet wird.

Schritt 3: Der Rahmen steht: Verabschiedung der Wesentlichkeitsanalyse

Nach einer intensiven Auswertung der Umfragen und Experteninterviews findet sich das Projektteam zusammen, um die Ergebnisse zu besprechen. In diesem Rahmen ist der wichtigste Schritt, eine Bewertung aus Geschäftsperspektive vorzunehmen. Was hat sich im Vergleich zum Vorjahr verändert? Haben sich Handlungsfelder in der Priorität verschoben? Was möchten die befragten Stakeholder zum Thema Nachhaltigkeit erfahren?

All dies wird diskutiert, sodass im Ergebnis die neue Wesentlichkeitsmatrix verabschiedet wird. Sie gibt Aufschluss über die interne und externe Sicht zur Wichtigkeit der definierten Handlungsfelder.

Schritt 4: Den Nachhaltigkeitsbericht mit Leben füllen: Datenerfassung

Her mit den Daten! Seit Jahren greift ista für die quantitativen und qualitativen Daten auf ein umfangreiches Erfassungssystem zurück. Die qualitative Datenerfassung erfolgt durch die Abfrage von Projekten und Entwicklungen bei Kollegen aus den Ländern und deutschen Standorten.

Ein interner Nachhaltigkeitsbeauftragter betreut die Umweltkennzahlenerfassung und koordiniert die Absprache zur Prüfung der Kennzahlen. So wird sichergestellt, dass valide und verlässliche Umweltkennzahlen kommuniziert werden.

Schritt 5: Ordnung & Schreibkunst sind gefragt: Redaktion

Nachdem alle Daten gesammelt und zu Themenschwerpunkten zugeordnet wurden, folgt der redaktionelle Part. ista berichtet nach den Indikatoren der Global Reporting Initiative sowie dem Deutschen Nachhaltigkeitskodex und gibt Einblicke in relevante Projekte.

Sobald die Texte fertig sind, wird die Qualitätsprüfung in den jeweiligen Fachabteilungen koordiniert. So wird gewährleistet, dass alle Themen und Kennzahlen korrekt kommuniziert werden. Die finalen Texte werden dann in ein Layout gegossen und ins Englische übersetzt – denn schließlich sollen Ländergesellschaften und internationale Stakeholder auch etwas von dem Bericht haben.

Schritt 6: Rollt den roten Teppich aus: Veröffentlichung

Der fertige Bericht wird lektoriert und die Umweltkennzahlen durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft. Sobald dies abgeschlossen ist und die Genehmigung der Geschäftsführung vorliegt, geht es dann endlich auf den roten Teppich, um allen Stakeholdern die Zahlen sowie Projekte vorzustellen und durch Transparenz dazu beizutragen, auch weiterhin Energie zu sparen.

Hier gibt’s weitere Infos zum aktuellen Nachhaltigkeitsbericht von ista.

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