Kaizen: Wie du mit dem japanischen Konzept deine Arbeit verbesserst

Kaizen – der Wandel zur Verbesserung: In Japan hat die Arbeitsphilosophie schon seit einigen Jahrzehnten in vielen Unternehmen Tradition. Auch in Deutschland erfreut sich Kaizen zunehmender Beliebtheit.

Was ist Kaizen?

Kaizen heißt übersetzt so viel Verbesserung oder Wandel zum Besseren. Hinter dem Begriff stecke eine Lebensweise, eine Einstellung, eine Arbeitsphilosophie und ein methodisches Konzept. Das Grundanliegen ist ein Streben nach kontinuierlicher Verbesserung. Kaizen ist keine einmalige Veränderung, sondern eine langfristige Arbeitsphilosophie sowie ein Managementkonzept.

Alle Mitarbeiter eines Unternehmens tragen Kaizen mit und setzen es eigenständig in ihrer Arbeit um. Verschiedene Methoden aus dem Konzept von Kaizen unterstützen sie dabei. Die Verbesserung bezieht sich nicht nur auf die Optimierung des Produkts selbst, sondern auf alle Arbeitsprozesse. Die Veränderungen erfolgen in kleinen Schritten. Jeder Mitarbeiter besitzt die Grundüberzeugung, dass Verbesserung immer möglich sind, ihnen sind keine Grenzen gesetzt.

Wie der Name andeutet, kommt das Konzept ursprünglich aus Japan. Es wurde dort in der Fertigungstechnik entwickelt. Zum Beispiel arbeitet der Konzern Toyota nach den Prinzipien des Kaizen.

Die Grundprinzipien von Kaizen

Die Philosophie von Kaizen beinhaltet folgende zentrale Grundgedanken:

• Verbesserungsprozesse beschränken sich nicht nur auf den Fertigungsprozess des Produkts selbst. Jeder Mitarbeiter soll kontinuierlich nach Verbesserungen suchen, zum Beispiel am eigenen Arbeitsplatz, in der Kundenbetreuung oder in der Aktenablage.
• Die Führungskräfte initiieren Kaizen und geben ihren Mitarbeitern Impulse. Sobald Kaizen eingeführt ist, tragen die Mitarbeiter das Konzept selbstständig weiter. Daher setzt Kaizen gute Teamarbeit und eine kooperative Führung voraus.
• Die Qualität des Produkts und aller Arbeitsabläufe soll von Anfang an gewährleistet werden.
• Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, die Ressourcenverschwendung so gering wie möglich zu halten und ein gutes Zeitmanagement zu haben.
• Die Veränderungen erfolgen in kleinen Schritten und permanent, der Kaizen-Prozess kennt kein Ende, denn es gibt immer etwas zu verbessern.
• Die Prozesse im Unternehmen erfolgen standardisiert, damit optimale Arbeitsabläufe gewährleistet werden. Die können dann verbessert werden – und die verbesserten Abläufe werden dann zum neuen Standard, wenn sie sich wirklich als besser herausstellen.
• Zum Kaizen gehört auch die Weiterbildung und Förderung von Mitarbeitern, um sie zu schulen, eigenständig Verbesserungen durchzuführen.

Wo kann Kaizen angewendet werden?

Auch wenn Kaizen ursprünglich aus der Automobilbranche stammt, gibt es keine Einschränkungen für die Anwendung der Prinzipien. Der Bäcker nebenan kann es genauso in seine Arbeitsprozesse einbeziehen wie ein neugegründetes Start-Up. 

Kaizen erfolgt außerdem auf allen Ebenen: Es fängt bei der Optimierung des eigenen Arbeitsplatzes an und zieht sich hoch bis in die komplexeren Prozessabläufe bei der Herstellung eines Produkts. Den ersten Schritt zu Kaizen muss immer die Führungsetage machen. Doch das Konzept zu implementieren ist nur der Anfang. Wichtiger ist es, dafür Verständnis und die Selbstverpflichtung der Mitarbeiter zu gewinnen, damit auch wirklich alle im Unternehmen Kaizen leben.

Dazu gehört auch eine offene, vertrauensvolle Kommunikation. Wer etwas verbessern möchte, sollte (konstruktive) Kritik äußern können. Nur wer Schwachstellen und Probleme aufdeckt und sie ausspricht, kann sie auch verändern. Mehr noch: Mitarbeiter sollten auch entsprechende Anerkennung erhalten, wenn sie sich aktiv einbringen und an der Optimierung mitwirken.

Eine konkrete Methode für Kaizen

Wie schaut die Arbeit mit Kaizen in der Praxis aus? Dafür gibt es verschiedene Methoden, die auch Unternehmen gerne verwenden. Die 5-S-Methode dürfte zu den bekanntesten gehören. Sie läuft neben dem regulären Arbeitsablauf ab und ist eine Verhaltensregel aus fünf Schritten für jeden Mitarbeiter:

• Seiri: Schaffe Ordnung an deinem Arbeitsplatz und entferne Überflüssiges.
• Seiton: Ordne die übrig gebliebenen Dinge und bewahre sie am richtigen Platz auf.
• Seiso: Halte deinen Arbeitsplatz sauber.
• Seiketsu: Mache die geschaffene Ordnung zu deinem persönlichen Standard.
• Shitsuke: Disziplin – behalte die Ordnung und Sauberkeit bei und verbessere nach Möglichkeit deine Ordnung.

Was hat Kaizen mit Nachhaltigkeit zu tun?

Auf den ersten Blick wirkt Kaizen wie eine Philosophie, die zu unserem ohnehin schon von Beschleunigung und Optimierung geprägten Wirtschaftssystem noch mehr Druck und Stress verursacht. Tatsächlich ist Kaizen im herkömmlichen Sinn darauf ausgerichtet, die Kosten zu minimieren und den Gewinn eines Unternehmens zu maximieren. Allerdings beinhaltet das Konzept einige Aspekte, die sich gut mit Nachhaltigkeit und einer zukunftsfähigen Gesellschaft in Einklang bringen lassen:

• Wenn Arbeitsabläufe verbessert werden, führt das im Optimalfall zu weniger Ressourcenverschwendung und geringerem Energieaufwand.
• Das Konzept schafft einen partizipativen Charakter im Unternehmen und fördert die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden. Jeder kann zum Erfolg des Unternehmen beitragen und Kritik ist im besten Fall sogar von der Führungsetage gewünscht.
• Kaizen setzt eine offene Kommunikation und eine vertrauensvolle Atmosphäre im Unternehmen voraus.

Anders gesagt: Kaizen ist zunächst einfach nur eine Einstellung, eine Arbeitsphilosophie und ein Methoden-Portfolio. Wie sehr du dich dem ständigen Verbesserungszwang unterwirfst, bleibt dir überlassen. Die Idee von Kaizen kann dir Anregungen geben, wie du deine Arbeitszeit effektiver nutzt, besser den Überblick an deinem Arbeitsplatz behältst und strukturierter arbeitest.

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