Lean Coffee: Was bringt das Meeting ohne Agenda?

Keine Lust mehr auf starre Meetings, die keinen weiterbringen? Die Lean-Coffee-Methode will bei diesem Problem Abhilfe schaffen. Wir erklären dir, was es mit der besonderen Art von Meeting auf sich hat.

Locker bei einem Kaffee über Themen, Ideen und Sorgen sprechen – dafür bleibt im Arbeitsalltag oft keine Zeit. Bei dem sogenannten Lean-Coffee-Meeting steht allerdings genau das im Vordergrund: In ungezwungener Atmosphäre sollen sich Menschen auf Augenhöhe austauschen. Zunächst wirkt die Art des Meetings zwar unstrukturiert, dennoch verspricht sie zielführendes und produktives Arbeiten.

Dabei soll ein informelles Gespräch unter Kolleg:innen bei einer Tasse Kaffee mit den Grundsätzen des Lean Thinking verbunden werden. Lean Thinking meint eine Unternehmensphilosophie, die Verschwendung möglichst vermeidet.

Lean Coffee: So funktionierts

Trotz ihrer lockeren Struktur erfordert die Lean-Coffee-Methode ein wenig Vorbereitung. So gehst du beim Planen des Meetings vor: 

• Einladung: Zunächst musst du zum Lean Coffee einladen. Dabei solltest du neben Zeitpunkt, Ort und Dauer vor allem ein grobes Thema definieren. So können deine Kolleg:innen entscheiden, ob sie teilnehmen möchten oder nicht.
• Vor Beginn: Bereite vor Beginn des Lean-Coffee-Meetings ein Whiteboard vor, das du in drei Kategorien einteilst: „Offen/Zu Diskutieren“, „In Diskussion“ und „Erledigt“. Organisiere außerdem kleine Zettel, Post-its oder Ähnliches und ein paar Stifte.
• Beginn: Am Anfang des Meetings sammelt der/die Moderator:in Themen für die Agenda. Hierzu schreiben die Teilnehmer:innen Themen oder Fragen auf einen Zettel. Eine Begrenzung pro Teilnehmer:in gibt es hierbei üblicherweise nicht. Die Themenzettel werden nun auf dem Whiteboard in die Kategorie „Offen/Zu diskutieren“ einsortiert. Alle dürfen ihre Themen nun noch kurz erläutern, bevor die Themen priorisiert werden.
• Priorisierung: Jede:r darf nun jeweils zwei Punkte vergeben (manchmal auch mehr, das dürft ihr in eurem Team festlegen). Du kannst deine Punkte für unterschiedliche Themenzettel verwenden, aber auch beide einem einzigen Thema zuordnen – vielleicht sogar deinem eigenen. Nach abgeschlossener Punktevergabe ordnet der/die Moderator:in die Themen entsprechend der Anzahl der Punkte. Das Thema mit den meisten Punkten wird zuerst besprochen.

• Timebox: Bevor es losgeht, bestimmt ihr eine Timebox, also wie lange ihr jedes Thema diskutiert. Je nach Anzahl der Themen und angesetzter Dauer des Lean-Coffee-Meetings kann diese Timebox also variieren. Üblicherweise wird die Diskussionsdauer für ein Thema auf fünf bis 15 Minuten festgelegt.
• Beginn der Diskussion: Der Moderatorin oder die Moderatorin sorgt während des Lean-Coffee-Meetings für die Koordination. Er/sie achtet darauf, dass die Timebox eingehalten wird und versucht die Diskussion, wenn nötig, zielführend zu lenken.
• Verlängerung oder erledigt? Wenn die Timebox abgelaufen ist, muss entschieden werden, ob das Thema ausdiskutiert wurde oder noch weiterer Gesprächsbedarf vorhanden ist. Darüber stimmen die Teilnehmer:innen ab. Legt am besten vorher fest, ob ihr einen Mehrheits- oder einen Vetoentscheid durchführen wollt. Beim Mehrheitsentscheid zählt – wie der Name sagt – die Mehrheit der Stimmen. Bei einem Vetoentscheid reicht schon eine Stimme für das Ende der Diskussion, um es für beendet zu erklären.
• Zweite Runde: Wenn sich die Teilnehmer:innen für die verlängerte Diskussion eines Themas entscheiden, wird eine neue Timebox festgelegt. Diese kann entweder identisch zur ursprünglichen Timebox sein oder eine verkürzte Diskussionsdauer haben. Nach der zweiten Diskussionsrunde erfolgt eine erneute Abstimmung. Wenn die Teilnehmer:innen danach noch immer Gesprächbedarf haben, können sie überlegen, das Thema in einem gesonderten Meeting zu besprechen.
• Ende: Wenn die angesetzte Zeit um ist, endet das Lean-Coffee-Meeting. Du kannst die letzten Minuten auch nutzen, um als Moderator:in Feedback einzuholen.

Vorteile von Lean Coffee

Die Lean-Coffee-Methode kann sehr effektiv sein. Die Vorteile der Methode sind:

• Keine Vorbereitung: Die Teilnehmer:innen brauchen sich nicht vorbereiten und können die Agenda selbst bestimmen.
• Kurzweilig: Durch die festgelegte Timebox wird keine Zeit vergeudet.
• Bedarf: Ein Lean-Coffee.Meeting wird nur dann von dir einberufen, wenn Gesprächsbedarf besteht. Deine Kolleg:innen können selber entscheiden, ob sie teilnehmen möchten oder nicht.
• Kommunikation auf Augenhöhe: Lean Coffee ermöglicht den Austausch zwischen dir und deinen Kolleg:innen auf Augenhöhe und lässt potentiell bestehende Hierarchien in den Hintergrund treten. Der Inhalt ist viel wichtiger.
• Flexibel: Das Lean-Coffee-Meeting kann vor Ort, aber auch remote stattfinden. Wenn ihr das Meeting online veranstaltet, solltet ihr Gesprächsregeln festlegen, damit nicht alle durcheinanderreden. Wer etwas sagen möchte, kann beispielsweise virtuell die Hand heben.

Lean Coffee: Herausforderungen und Voraussetzungen

Die Teilnehmer:innen an einem Lean-Coffee-Meeting sollten in der Lage sein, ihre Gedanken und Ideen für sich selbst effektiv strukturieren zu können. Damit das Meeting außerdem gut funktioniert, sollten du und deine Kolleg:innen offen für Neues sein und sich auf das Prinzp von Lean Coffee einlassen. Es kann einige Zeit dauern, bis ihr euch an die Lean-Coffee-Methode gewöhnt habt. Alternativ könnt ihr auch ein Stand-up-Meeting oder Walk and Talk probieren.

Euch sollte außerdem bewusst sein, das während eines Lean-Coffee-Meetings meist nicht alle vorgeschlagenen Themen besprochen werden können. Diese finden dann Platz im nächsten Lean Coffee. Deshalb ist es auch ratsam, die Anzahl der Teilnehmer:innen gering zu halten. Je weniger Teilnehmer:innen, desto weniger Themenvorschläge gibt es und desto effizienter ist die Lean-Coffee-Methode.

Eine Person sollte in der Lage sein, als Moderator:in den Gesprächsfluss zielführend zu leiten und das Lean-Coffee-Meeting zu strukturieren. Nur so ist die Methode auch effizient.

Fazit: Lean Coffee hat Potenzial, braucht aber Vorbereitung

Einige deiner Kolleg:innen sind zunächst vielleicht abgeschreckt von der Lean-Coffee-Methode, da zu Beginn keine Agenda besteht. Du kannst deinen Kolleg:innen vorschlagen, Lean Coffee zunächst einfach nur auszuprobieren. Dann seht ihr, inwieweit die Methode zu eurem Team passt.

Damit dein Lean-Coffee-Meeting gut funktioniert und wirklich effektiv ist, solltest du deine Kolleg:innen im Vorfeld ausreichend informieren. So wissen Sie, wie die Lean-Coffee-Methode funktioniert und können dazu beitragen, dass sie gewinnbringend für eurer Team ist.

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