ALPEN-Methode: Vor- und Nachteile der Organisations-Technik

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Mit der ALPEN-Methode planst du in fünf Schritten deinen Arbeitstag. Sie ermöglicht dir zielstrebig deine Aufgaben zu erledigen und dabei noch Raum für Entspannung zu finden.

ALPEN-Methode – in fünf Schritten zum effizienten Plan

Mit der ALPEN-Methode bleibst du im Büro fokusiert.
Mit der ALPEN-Methode bleibst du im Büro fokusiert. (Foto: CC0/pixabay/Free-Photos)

Mit der ALPEN-Methode erklimmst du keine echten Gipfel, aber du bezwingst entspannter die Papierberge auf deinem Schreibtisch.

Die Methode kommt aus dem Zeitmanagement für den Büroalltag. In fünf Schritten planst du deinen Tag durch und erhälst eine Stütze, fokussiert zu bleiben, auch wenn es mal wieder stressig wird. Die Buchstaben A-L-P-E-N stehen für die einzelnen Schritte:

  • A – Aufgaben notieren
  • L- Länge einschätzen
  • P- Pufferzeit einplanen
  • E- Entscheidungen treffen und Prioritäten vergeben
  • N- Nachkontrollieren

Die ALPEN-Methode geht weiter als die üblichen To-Do Listen. Sie gibt dir die beste Route vor, wie du deinen Tag effektiv meisterst. Aber sie räumt dir auch Freiräume ein und du kannst deinem eigenen Bio-Rhythmus folgen. So erstellst du dein individuelles Zeitmanagement und kommst mit weniger Stress durch den Arbeitstag.

Für jeden Tag planst du die Aufgaben und trägst die Zeit ein, die du voraussichtlich dafür benötigst. Dazu reicht ein einfaches Blatt Papier, aber du kannst die Liste auch im Computer mit Kalenderfunktionen erstellen. Idealerweise erstellst du deinen Tagesplan schon am Abend zuvor, so dass du morgens gleich ans Werk gehen kannst.

ALPEN-Methode, plane den nächsten Arbeitstag

Für die ALPEN-Methode reicht ein Blatt Papier aus.
Für die ALPEN-Methode reicht ein Blatt Papier aus. (Foto: Martina Naumann/utopia)

So erstellt du den Tagesplan nach der ALPEN-Methode:

A) – Notiere alle offenen Aufgaben sowie Termine, die an dem Tag anstehen.

  • In diesem Schritt brauchst du keine Reihenfolge einhalten, schreibe einfach alles auf, was zu tun ist. Setzte auch solche Aktivitäten auf die Liste, wie E-Mails lesen oder Telefonate, die du zum Beispiel mit Kunden führst.

L) – Schätze die Zeit für diese Aufgaben.

  • Wichtig bei diesem Schritt ist, dass du realistisch schätzt und ehrlich zu dir bist. Wenn du Termine hast, notiere die genaue Uhrzeit sowie eventuelle Fahrtzeiten. Einige Besprechungen dauern gerne etwas länger, berücksichtige dies hier schon in deiner Planung.
  • Je länger du mit der Methode arbeitest, um so treffsicherer werden deine Zeitangaben. Durch die Start- und Endzeiten erhältst du, für jede Aufgabe eine persönliche Deadline. Sie soll dich motivieren, fokussiert zu arbeiten.

P) – Plane über den Tag verteilt Zeitpuffer ein.

  • Ideal ist, wenn du noch 40 Prozent deiner Arbeitszeit in diese Puffer stecken kannst. Diese Zeit unterteilst du noch weiter. Reserviere etwa die Hälfte der Pufferzeit für unvorhergesehene Dinge. Die andere Hälfte ist dafür da, dass du Aufgaben mal nicht so wie geplant fertig stellen kannst.
  • Reserviere auch Zeiten für Pausen und gönne dir kleine Auszeiten zwischendurch. Die Puffer sollen es dir ermöglichen auch mal zu entspannen und dich mit Kollegen auszutauschen.

E) – Entscheide, welche Aufgaben du an dem Tag erledigen kannst und in welcher Reihenfolge.

  • Die geschätzte Dauer für die einzelnen Aufgaben geben dir schon einen Hinweis, wie du Prioritäten setzten musst. Überlege dir, welche Aufgaben noch Zeit haben und welche dringend an dem Tag fertig werden müssen. Welche dieser dringenden Aufgaben kannst du an Mitarbeiter oder Kollegen abgeben, welche musst du selbst erledigen? Am Ende dieses Schrittes solltest du einen realistischen Tagesplan vor dir haben, der dich nicht stresst.
  • Um die Prioritäten der Aufgaben festzulegen kannst du auf andere Zeitmanagementtechniken zurückgreifen, wie die ABC-Analyse, bei der die A-Aufgaben die wichtigsten sind.

N) – Am Ende des Tages kontrollierst du, ob du alle deinen Vorhaben erreicht hast.

  • Prüfe nicht nur, ob die Aufgabe erledigt sind, sondern auch wie gut deine Planung war. Waren die Zeiten realistisch geschätzt? Unerledigte Aufgaben übernimmst du für den kommenden Tag in deine ALPEN-Liste.
  • In dem du dich selbst beobachtest, lernst du deine persönliche Leitungskurve kennen. Dementsprechend brauchst du vielleicht zu bestimmten Tageszeiten etwas länger oder erledigst dort besser Routinearbeiten. Diese Erfahrungen fließen dann in deine nächste Tagesplanung ein.

ALPEN-Methode – die Vorteile

Die ALPEN-Methode hilft dir deine Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die ALPEN-Methode hilft dir deine Arbeitsabläufe zu optimieren. (Foto: CC0/pixabay/louisehoffmann83)
  • Die ALPEN-Methode macht dir die Struktur deiner Aufgaben deutlich.
  • Das einfache Format hilft dir, dich besser kennenzulernen. Es macht dir deutlich, wo sich deine Zeitfresser verstecken. Mit der Zeit lernst du immer besser, damit umzugehen oder kannst sie ganz abstellen.
  • Du musst deine Aufgaben im voraus priorisieren und ihre Dauer schätzen, dadurch erhältst du ein besseres Gespür für die Abläufe und verlierst dich nicht in Details.
  • Die ALPEN-Methode kann dir auch helfen, mal Nein zu sagen. Kommen Kollegen oder dein Chef immer wieder mit Sofort-Wünschen, kannst du fundiert argumentieren. Dein Tagesplan zeigt auf, warum du jetzt gerade keine neue Aufgabe rein schieben kannst.
  • Wichtig zur Selbstbestätigung – zum Feierabend holst du dir deine persönliche Belohnung ab, in dem du die gesteckten Ziele als erledigt abhakst.

 

ALPEN-Methode – dies sind die Nachteile

  • Um die ALPEN-Methode sinnvoll zu nutzen, solltest du weitgehend deine Zeit und Aufgaben selbst einteilen können.
  • Arbeitest du in einem Team, kann es schwer sein die Zeiten zu schätzen, wahrscheinlich bist du oft auf die Arbeit von deinen Kollegen angewiesen.
  • Die ideale Vorstellung, 40 Prozent als Puffer am Tag zu haben, kann in einigen Branchen unrealistisch sein, zum Beispiel wenn du viel Kontakt zu Kunden hast.
  • Ein wichtiger Schritt in der Methode ist es, die Aufgaben zu priorisieren, dabei sollst du Arbeiten delegieren. In einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld gibt es solche Möglichkeiten immer weniger.

Fazit:

Die Struktur der Methode mutet alles in allem etwas altmodisch an und will nicht mehr so recht in die modernen Arbeitsabläufe passen. Zeitweise hilft dir das Format vielleicht deine Arbeitsweise besser kennen zu lernen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen optimierst du die Art, wie du die Aufgaben anpackst.

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