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Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Co.: Ist das wichtig oder kann das weg?

Foto: CC0 / Pixabay / athree23

Kassenzettel, Kontoauszüge – mit der Zeit sammelt sich oft ein wahrer Berg an Dokumenten an. Hier kannst du lesen, wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Co. ablaufen.

Aufbewahrungsfristen: Rechnungen, Kontoauszüge und amtliche Dokumente

Diese Dokumente solltest du grundsätzlich aufbewahren:

  • Kontoauszüge, andere Bankdokumente
  • Rechnungen, vor allem von elektronischen Geräten
  • amtliche Dokumente wie Geburtsurkunde oder Sozialversicherungsausweis
  • Zeugnisse

Nicht archivieren: Diese Dokumente solltest du aufbewahren

Wann darf man Kontoauszüge, Rechnungen und Co. archivieren? (Foto: CC0 / Pixabay / myrfa)

Diese Dokumente solltest du länger als fünf Jahre aufheben:

  • Pässe, Ausweise, Geburts- und Sterbeurkunden und Zeugnisse sowie ähnliche Dokumente solltest du dein ganzes Leben lang aufheben.
  • Gehaltsabrechnungen sowie Nachweise über Zeiten, in denen du Arbeitslos oder länger krank warst, solltest du zumindest bis zur Rente aufheben. Diese Angaben sind grundsätzlich beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Geht dort jedoch etwas schief, kannst du damit deine Rentenansprüche nachweisen.
  • Privatpersonen müssen Rechnungen grundsätzlich nicht unbeschränkt aufheben. Das Finanzamt kann jedoch bis zu vier Jahre rückwirkend Steuerbescheide ändern. Das kann vorkommen, wenn sie in deiner Steuererklärung Tipp- oder Rechtschreibfehler entdecken. Wenn sie dich der Steuerhinterziehung verdächtigen, kann das Amt sogar bis zu zehn Jahre alte Belege anfordern. Belege von Dingen, die du von der Steuer abgesetzt hast, solltest du also bestenfalls zehn Jahre aufbewahren. Die Frist läuft mit Abschluss des Kalenderjahres.
  • Unternehmer und Freiberufler sind hingegen verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Dazu zählen zum Beispiel Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse.

Kürzere Aufbewahrungsfristen: Rechnungen und Kontoauszüge

  • Rechnungen (vor allem für elektronische Geräte) solltest du mindestens zwei Jahre aufheben. So lange gilt die gesetzliche Gewährleistung – Garantien können unter Umständen noch länger laufen. Solltest du keinen Kassenbon mehr haben, kann dir eventuell der Kontoauszug weiterhelfen. Falls du mit Karte gezahlt hast, kannst du den Kauf durch ihn nachweisen. Wenn du dir zum Beispiel eine Immobilie zulegst, gilt die gesetzliche Gewährleistung fünf Jahre lang.
  • Jedoch kann es unter Umständen sinnvoll sein, Rechnungen noch länger aufzubewahren. Sollte bei dir eingebrochen werden oder ein Wasser- oder Feuerschaden entstehen, können alte Rechnungen noch nützlich sein. Wenn du sie der Versicherung vorlegst, erstatten dir diese meist einen bestimmten Gegenwert.
  • Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzubewahren. Banken speichern Transaktionen dennoch für zehn Jahre. Um alte Kontoauszüge neu zu erstellen, verlangen sie meist hohe Gebühren. Daher lohnt es sich, Kontoauszüge zumindest drei Jahre aufzubewahren – dies entspricht der allgemeinen Verjährungsfrist. Zudem wird man meist verpflichtet, alte Kontoauszüge vorzulegen, wenn man Sozialleistungen beantragt.

Dokumente richtig entsorgen: So geht’s

Wenn du alte Unterlagen entsorgst, solltest du folgende Tipps beachten:

  • Schreddere sensible Dokumente unbedingt. Dies gilt nicht für jeden Kassenzettel. Aber alles, was Rückschlüsse über dich persönlich zulässt, solltest du nicht einfach in die Tonne werfen. Denn mit Kontoauszügen oder Arbeitsverträgen kannst du Unbekannten zum Beispiel deine Bankdaten, Adresse oder andere wichtige Informationen verraten. Sobald du die Dokumente nicht mehr benötigst, solltest du sie auf jeden Fall schreddern oder per Hand zerreißen.
  • Kassenzettel und Kontoauszüge enthalten Bisphenol A. Dieser Stoff kann den menschlichen Hormonhaushalt verändern. Damit der Stoff nicht den Recyclingkreislauf gerät, gehören Kassenzettel und Kontoauszüge in den Rest- und nicht in den Papiermüll.

Dokumente richtig archivieren: 6 Tipps

Horte keine Aktenberge – sonders sortiere wichtige Dokumente richtig ein. (Foto: CC0 / Pixabay / creativesignature)

Beherzige folgende Organisationstipps:

  1. Schaffe dir mehrere Ordner an, die du thematisch aufgliedern kannst (z.B. Finanzen/Versicherungen, Schule/Ausbildung, Arbeit/Rente, pro Kind ein Ordner etc.). Wieviele Ordner du genau brauchst, kannst du am besten entscheiden.
  2. Beschrifte die Ordner und sortiere die dazu passenden Dokumente ein.
  3. Sinnvoll ist auch ein Register am Rand. Damit findest du die Dokumente schneller.
  4. Die wichtigsten Dokumente wie Personalausweis, Reisepass, Impfpass(!) solltest du einscannen.
  5. Überlege bei allen Dokumenten, ob du sie wirklich in Papierform benötigst. Dies kann zwar meistens sinnvoll sein, aber nicht immer. Kontoauszüge kannst du beispielsweise auch im Online-Banking speichern lassen.
  6. Solltest du mal ausdrucken müssen, nutze nachhaltiges, recyceltes Papier. So tust du der Umwelt etwas Gutes.

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