Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Co.: Ist das wichtig oder kann das weg?

Kassenzettel, Kontoauszüge – mit der Zeit sammelt sich oft ein wahrer Berg an Dokumenten an. Hier kannst du lesen, wann die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Co. ablaufen.

Grundsätzlich gibt es für Rechnungen und Belege Aufbewahrungsfristen. Für Unternehmen und Gewerbetreibende gelten strengere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Aber auch für dich, als Privatperson ist es ratsam bestimmte Dokumente aufzubewahren. 

Das kann zum Beispiel wichtig für die Steuererklärung sein oder du möchtest einen Garantiefall belegen. Darüber hinaus gibt es Dokumente, die du immer aufbewahren solltest. Das sind unter anderem deine Geburtsurkunde oder Sozialversicherungsausweis sowie Zeugnisse aller Art. Aber auch Dokumente, die deinen Rentenanspruch belegen oder mit denen du Sozialleistungen beantragen kannst, solltest du immer archivieren.

Von dem Rest, der nicht in diese Kategorien passt, kannst du dich getrost befreien.

Diese Aufbewahrungsfristen gibt es für Rechnungen und Belege

Auch für Privatpersonen ist es sinnvoll bei Rechnungen und Co bestimmte Aufbewahrungsfristen zu beachten. Dabei gibt es je nach Art der Dokumente unterschiedliche Fristen, die von lebenslang bis zu zwei Jahren reichen können.

• Lebenslang: Gültige Pässe und Ausweise, Geburts-, Heiratsurkunden und Zeugnisse sowie ähnliche Dokumente, die über deine Person Auskunft geben.
• Mindestens bis zur Rente: Gehaltsabrechnungen sowie Nachweise über Zeiten, in denen du arbeitslos oder länger krank warst. Diese Angaben sind grundsätzlich beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Geht dort jedoch etwas schief, kannst du damit deine Rentenansprüche nachweisen.
• 6 Jahre: Hauseigentümern empfiehlt die Verbraucherzentrale Handwerks- und Dienstleistungsrechnungen sechs Jahre aufzubewahren. 
• 4 Jahre: Die Lohnhilfe rät Privatpersonen Rechnungen sowie die Steuerunterlagen länger aufbewahren, als bis zum Erhalt des jeweiligen Steuerbescheids. Der Grund: Das Finanzamt kann bis zu vier Jahre rückwirkend Steuerbescheide ändern. Beispielsweise, wenn sich die Rechtslage ändert oder es Zweifel an der Steuererklärung gibt. Übrigens: Liegt das Einkommen über 500.000 Euro, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist der Rechnungen auf 6 Jahre.
• 3 Jahre: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, Kontoauszüge aufzubewahren. Banken speichern Transaktionen dennoch für zehn Jahre. Um alte Kontoauszüge neu zu erstellen, verlangen sie meist hohe Gebühren. Daher lohnt es sich laut Verbraucherzentrale, Kontoauszüge zumindest drei Jahre aufzubewahren – dies entspricht der allgemeinen Verjährungsfrist. Zudem fordern die Behörden größtenteils Kontoauszüge an, wenn man Sozialleistungen beantragt.
• 2 Jahre: Alle Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen, die mit einer Garantie oder Gewährleistung verbunden sind. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB, Paragraf 634a) kannst du solche Ansprüche bis zu zwei Jahre gelten machen, wie zum Beispiel für elektronische Geräte. Zusammen mit den Rechnungen solltest du auch die Kontoauszüge aufbewahren.

Unternehmer:innen und Freiberufler:innen sind verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen aufzubewahren. Seit 2025 verkürzte sich die Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre. Zu diesen Unterlagen zählen zum Beispiel Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse. 

Längere Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Kontoauszüge

Unter Umständen kann es auch ratsam sein, bestimmte Rechnungen, Kontoauszüge oder den Kassenbon über die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren hinweg aufzubewahren. 

• Längere Garantiezeiten: Vor allem für elektronische Geräte geben einige herstellende Unternehmen Garantien über die gesetzliche Gewährleistung hinaus. Solltest du keinen Kassenbon mehr haben, kann dir eventuell der Kontoauszug weiterhelfen. Falls du mit Karte gezahlt hast, kannst du den Kauf durch ihn nachweisen.
• Immobilienkauf: Wenn du dir zum Beispiel eine neu gebaute Immobilie zulegst, gilt die gesetzliche Gewährleistung fünf Jahre lang. Bei Bestandsimmobilien beträgt die Gewährleitungsfrist zwei Jahre. 
• Versicherungsfälle: Sollte bei dir eingebrochen werden oder ein Wasser- oder Feuerschaden entstehen, können alte Rechnungen noch nützlich sein, um den Wert der Gegenstände bei der Versicherung zu belegen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Rechnungen richtig entsorgen

Nachdem die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Co abgelaufen sind, kannst du sie entsorgen. Mit diesen Tipps entlastest du nicht nur dich, sondern auch die Umwelt:

• Schreddere sensible Dokumente unbedingt. Dies gilt nicht für jeden Kassenzettel. Aber alles, was Rückschlüsse über dich persönlich zulässt, solltest du nicht einfach in die Tonne werfen. Denn mit Kontoauszügen oder Arbeitsverträgen kannst du Unbekannten zum Beispiel deine Bankdaten, Adresse oder andere wichtige Informationen verraten. Sobald du die Dokumente nicht mehr benötigst, solltest du sie auf jeden Fall schreddern oder per Hand zerreißen.
• Kassenzettel und Kontoauszüge enthalten unter Umständen Bisphenol A, wenn sie mehrere Jahre alt sind. Dieser Stoff kann den menschlichen Hormonhaushalt verändern. Damit der Stoff nicht den Recyclingkreislauf gerät, gehören Kassenzettel und Kontoauszüge in den Rest- und nicht in den Papiermüll.

Mehr Informationen dazu:

• Blaue Kassenbons: Wie du sie richtig entsorgst
• Thermopapier entsorgen: Dürfen Kassenbons ins Altpapier?

Aufbewahrungsfristen: So schaffst du Ordnung bei Rechnungen und Co

Damit dein privates Archiv für Rechnungen und Belege für die Dauer der Aufbewahrungsfristen geordnet und übersichtlich bleibt, haben wir einige Organisationstipps für dich:

• Schaffe dir mehrere Ordner an, die du thematisch aufgliedern kannst (wie Finanzen/Versicherungen, Schule/Ausbildung, Arbeit/Rente, pro Kind ein Ordner etc.). Wie viele Ordner du genau brauchst, kannst du am besten entscheiden.
• Beschrifte die Ordner und sortiere die dazu passenden Dokumente ein.
• Sinnvoll ist auch ein Register am Rand. Damit findest du die Dokumente schneller.
• Die wichtigsten Dokumente wie Personalausweis, Reisepass, Impfpass solltest du zusätzlich einscannen, falls du sie verlieren solltest.
• Überlege bei allen Dokumenten, ob du sie wirklich in Papierform benötigst. Dies kann zwar meistens sinnvoll sein, aber nicht immer. Kontoauszüge kannst du beispielsweise auch im Online-Banking speichern lassen und es gibt mittlerweile auch den digitalen Impfpass.
• Solltest du mal ausdrucken müssen, nutze nachhaltiges, recyceltes Papier. So tust du der Umwelt etwas Gutes.

Überarbeitet von Martina Naumann

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