Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du deinen alltäglichen Stress reduzieren. Erfahre hier mehr über wirksame Methoden für effektives Zeitmanagement.
Zeitdruck und Stress gehören nicht nur im Berufsleben dazu. Leistungsdruck und permanente Erreichbarkeit führen dazu, dass wir nervöser sind und schlechter schlafen. Bei einigen Menschen kann dieses pausenlose Hetzen auch Folgen für Gesundheit und Psyche haben. So sind Depressionen als Folge anhaltenden Leistungsdrucks weit verbreitet.
Ein gewisses Maß an Stress lässt sich nicht vermeiden. Wichtig ist es jedoch, die richtige Balance zwischen Arbeit und Erholung zu finden. Durch Zeitmanagement kann dir das gelingen.
Bewährte Methode im Zeitmanagement: Die To-Do-Liste
Möchtest du einen geregelteren Alltag führen, kann dir eine To-do-Liste bei deinem Zeitmanagement helfen:
- Erstelle täglich kurz vor Feierabend eine Liste mit allen Aufgaben für den folgenden Tag.
- Diese simple Routine ist zunächst einmal hilfreich, um deine Aufgaben und Gedanken zu Papier zu bringen.
- Durch die To-do-Liste schaffst du Platz und Ordnung in deinem Kopf.
- Durch das Aufschreiben nimmst du die Gedanken weniger in den Feierabend mit und kannst so besser abschalten.
- Verlasse dich auf deine Liste und arbeite sie Schritt für Schritt durch.
Solche Listen helfen nicht nur dabei, den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten, sondern haben auch eine beruhigende Wirkung auf uns.
Tipps zum Zeitmanagement: Welche Aufgaben sind am wichtigsten?
Noch wirkungsvoller wird deine Liste, wenn du deine Aufgaben nach einem gewissen Schema ordnest. Das sogenannte „Eisenhower-Prinzip„ zählt zu den Klassikern im Zeitmanagement – hier kategorisierst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit.
Das hilft dir, dich auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren und weniger Wichtiges für den Moment beiseite zu legen. Dadurch wirst du dich weniger verzetteln und der Zeitdruck nimmt ab.
Beim Eisenhower-Prinzip bewertet du die Aufgaben auf deiner Liste anhand von zwei Parametern: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Weise jeweils einem der Parameter eine horizontale, dem anderen eine vertikale Linie zu und unterteile diese einmal.
So erhältst du vier Kategorien, auf die du deine Aufgaben verteilen kannst:
- Wichtig und dringlich
- Wichtig und nicht dringlich
- Dringlich, aber nicht wichtig
- Weder dringlich noch wichtig
Dem Eisenhower-Prinzip zufolge sollst du die Aufgaben innerhalb der einzelnen Kategorien immer gleich behandeln:
- Wichtig und dringlich: Erledige diese Aufgaben für ein gutes Zeitmanagement als Erstes und schiebe sie nicht auf.
- Wichtig, aber nicht dringlich: Für diese Aufgaben solltest du dir eine konkrete Frist setzen.
- Dringlich, aber nicht wichtig: Um diese Aufgaben kannst du dich kümmern, wenn du die wichtigeren Aufgaben erledigt hast. Sie sind zwar dringlich, aber nicht sonderlich wichtig und erfordern daher nicht unbedingt deine vollste Konzentration.
- Weder wichtig noch dringlich: Dieser Bereich ist selbsterklärend. Entscheide selbst, ob du diese Aufgaben ausführen möchtest oder dich dagegen entscheidest. Auch eine Aufgabe nicht umzusetzen, kann befreiend sein!
Wenn dir das Eisenhower-Prinzip weniger zusagt, kannst du es beim Zeitmanagement auch mal mit dem Pareto-Prinzip versuchen.
Zeitmanagement: Gönn dir auch mal eine Pause
Wie das Eisenhower-Prinzip zeigt, kommt es bei gutem Zeitmanagement immer darauf an, Prioritäten zu setzen. Oft sind die Listen von Aufgaben schier endlos und scheinen nicht zu bewältigen zu sein. Dich jetzt aber in diesen Gedanken hineinzusteigern, bringt dich nicht weiter. Besser ist, einmal kurz durchzuatmen.
Laut einer Studie haben schon kleinere Pausen einen Effekt auf unsere Produktivität. Generell gilt aber: je länger die Pause, desto besser. Musst du mal den Kopf ausschalten, bieten sich dafür zum Beispiel ein Spaziergang, Sport in der Mittagspause oder eine Meditation an. Bei der Pomodoro-Technik geht es übrigens darum, durch Pausen produktiver zu werden. Dabei konzentrierst du dich jeweils 25 Minuten und nimmst dir anschließend fünf Minuten Pause.
Bedenke auch: Dank Laptop, Tablet und Smartphone sind wir überall ständig erreichbar – das führt auch zu Stress. Vielleicht wäre Digital Detox oder Handyfasten mal etwas für dich?
Mehr Zeitmanagement, weniger Multitasking
Auch wenn viele sich gerne mehreren Aufgaben gleichzeitig widmen – Multitasking funktioniert in der Regel nicht. Laut einer Studie leidet dein Gedächtnis darunter, wenn du versuchst, mehrere Aufgaben gleichzeitig unter einen Hut zu bekommen. So gerätst du nur noch leichter in Verzug. Multitasken führt in den meisten Fällen also nicht zu besserem Zeitmanagement, sondern nur zu noch mehr Stress.
Zeitmanagement-Tipp: Nein sagen hilft
Zum Setzen von Prioritäten gehört es auch, mal „Nein“ zu sagen. Eine Bitte um Hilfe hier, eine Einladung zum Kaffee da, und die Spülmaschine muss auch noch jemand ausräumen. Dich unter diesen Umständen noch auf deine wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, wird fast unmöglich.
Lerne daher für ein erfolgreiches Zeitmanagement, auch mal „Nein“ zu sagen. Einige Anfragen kannst du freundlich und bestimmt ablehnen oder einfach auf ruhigere Zeiten verschieben. Das muss nicht immer schlecht ankommen – im Gegenteil. Indem du auch mal Anfragen ablehnst, verschaffst du dir Glaubhaftigkeit und Achtung.
Tools zum Zeitmanagement – ein Trugschluss
Es klingt verlockend: Tools, die beim Zeitmanagement helfen, seien es Apps für dein Handy oder Programme für den Laptop. Auch wenn solche Tools in manchen Fällen helfen können, binden sie dich oft nämlich wieder an ein Gerät – und dort lauert neue Ablenkung.
Für einfaches Zeitmanagement im Alltag reichen schon die von uns vorgestellten simplere Methoden. Oder du verwendest die Forest App. Diese App hilft dir, fokussierter zu arbeiten und wird auch von der Uni Mainz bei Problemen mit dem Zeitmanagement empfohlen.
Überarbeitet von Lea Hermann
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