Zeitmanagement: Tipps und Methoden für weniger Stress

Mit dem richtigen Zeitmanagement kannst du deinen alltäglichen Stress reduzieren. Erfahre hier mehr Informationen und Methoden für effektives Zeitmanagement.

Warum brauchen wir Zeitmanagement?

Viele von uns sind stehen unter ständigem Zeitdruck und Stress. Leistungsdruck bei der Arbeit und die permanente Erreichbarkeit führen dazu, dass wir immer schlechter abschalten und zur Ruhe kommen.

Bei einigen Menschen kann dieses pausenlose Hetzen auch Folgen für Gesundheit und Psyche haben. So sind Burnout und Depressionen weit verbreitet. 

Ein gewisses Maß an Stress lässt sich nicht vermeiden. Wichtig ist jedoch die richtige Balance zwischen Arbeit und Erholung – und Ruhepausen zwischen stressigen Phasen. Zeitmanagement kann dabei helfen, diese Balance zu erreichen. 

Bewährte Methode im Zeitmanagement: Die To-Do-Liste

Erstelle täglich kurz vor Feierabend eine Liste mit allen Aufgaben für den folgenden Tag. Diese simple Routine ist zunächst einmal hilfreich, um deine Aufgaben und Gedanken zu Papier zu bringen. Dadurch schaffst du Platz und Ordnung in deinem Kopf. Durch das Aufschreiben nimmst du die Gedanken weniger in den Feierabend mit und kannst so besser abschalten.

Am nächsten Tag brauchst du dir außerdem nicht schon auf dem Weg zur Arbeit den Kopf darüber zu zerbrechen, was heute alles ansteht. Verlasse dich auf deine Liste und arbeite sie Schritt für Schritt durch. Streiche erledigte Aufgaben durch oder hake sie einfach ab. Und vergiss nicht, dich zwischendurch auch mal zu belohnen! 

Tipps zum Zeitmanagement: Welche Aufgaben sind am wichtigsten?

Noch wirkungsvoller wird deine Liste, wenn du deine Aufgaben nach einem gewissen Schema ordnest. Das sogenannte „Eisenhower-Prinzip“ zählt zu den Klassikern im Zeitmanagement – hier kategorisierst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit. 

Das hilft, dich auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren und weniger Wichtiges für den Moment beiseite zu legen. Dadurch wirst du dich weniger verzetteln und der Zeitdruck nimmt ab. 

Das Eisenhower-Prinzip:

Bewerte die Aufgaben deiner Liste nach zwei Parametern: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Weise jeweils einem der Parameter eine horizontale, dem anderen eine vertikale Linie zu und unterteile diese einmal. Anschließend hast du vier Kategorien vorliegen, auf die sich deine Aufgaben verteilen:

• Wichtig und dringlich
• Wichtig und nicht dringlich
• Dringlich, aber nicht wichtig
• Weder dringlich noch wichtig 

Dem Eisenhower-Prinzip zufolge sollst du die Aufgaben dieser Kategorien immer gleich behandeln:

1. Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben erledigst du als erstes und schiebst sie nicht auf.
2. Wichtig, aber nicht dringlich: Für diese Aufgaben solltest du dir eine bestimmte Frist setzen.  
3. Dringlich, aber nicht wichtig: Um diese Aufgaben kannst du dich kümmern, wenn du die wichtigeren Aufgaben erledigt hast. Sie sind zwar dringlich, aber nicht sonderlich wichtig und benötigen daher nicht unbedingt deine vollste Konzentration. 
4. Weder wichtig noch dringlich: Dieser Bereich ist selbsterklärend. Entscheide selbst, ob du diese Aufgaben ausführen möchtest oder dich dagegen entscheidest. Auch eine Aufgabe nicht umzusetzen kann befreiend sein! 

Wenn es nicht mehr weiter geht: Auszeit gönnen

Wie schon das Eisenhower-Prinzip zeigt, kommt es immer darauf an, Prioritäten zu setzen. Oft sind die Listen an Aufgaben schier endlos und scheinen nicht zu schaffen zu sein. Dich jetzt aber in diesen Gedanken reinzusteigern bringt dich nicht weiter.

Wenn du einmal überhaupt nicht weiter kommst und dir alles zu viel wird, versuche, dich nur noch auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Gönn dir anschließend eine ganz bewusste Auszeit. Verschaffe dir einen klaren Kopf und lasse auch mal etwas liegen.

Permanent zu funktionieren kann keiner von uns. Kümmere dich um dich selbst und tu das, worauf du Lust hast. Viele Aufgaben können warten. Mit einem aufgeräumten Kopf geht dir die Arbeit später wieder viel leichter von der Hand.  

Mehr Zeitmanagement, weniger Multitasking

Auch wenn viele sich gerne ganz mehreren Aufgaben gleichzeitig widmen – Multitasken funktioniert in der Regel nicht. Es lässt dich vergesslich werden, wodurch du noch leichter in Verzug gerätst. Multitasken führt in den meisten Fällen also nur zu noch mehr Stress.

Lass dich von Kollegen und Chefs nicht aus der Ruhe bringen und erledige eine Aufgabe nach der anderen. Das kostet dich am Anfang vielleicht etwas Überwindung, mit der Zeit stellt sich aber eine Routine ein.

Tipp: Nein sagen hilft

Zum Prioritäten setzen gehört es auch, mal „nein“ zu sagen. Eine Bitte um Hilfe hier, eine Einladung zum Kaffee da, und die Spülmaschine muss auch noch jemand ausräumen. Dich jetzt noch auf deine wichtigen Aufgaben zu konzentrieren wird fast unmöglich.

Lerne daher, auch mal „nein“ zu sagen. Einige Dinge kannst du freundlich und bestimmt ablehnen, oder einfach auf ruhigere Zeiten verschieben. Das muss nicht immer schlecht ankommen – im Gegenteil. Indem du auch mal Anfragen ablehnst, verschaffst du dir Glaubhaftigkeit und Achtung. 

Gehört auch zum Zeitmanagement: Abschalten

Dank Laptop, Tablet und Smartphone sind wir überall ständig erreichbar – das führt auch zu Stress. Deswegen: Schalte auch mal ab. Lege Laptop und Handy beiseite und widme dich anderen Dingen, die dir Spaß machen. 

Tools zum Zeitmanagement – ein Trugschluss

Es klingt verlockend – und so herrlich einfach: Tools, die beim Zeitmanagement helfen. Seien es Apps für’s Handy oder Programme für den Laptop. Auch wenn solche Tools in manchen Fällen helfen können – du solltest dir gut überlegen, ob sie etwas wirklich sinnvoll für dich sind. Oft binden sie dich nämlich wieder an ein Gerät. Für einfaches Zeitmanagement im Alltag reichen oft aber schon simplere Methoden. 

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