Effizienter arbeiten: So arbeitest du smarter

Effizient zu arbeiten bedeutet, die bestmöglichen Ergebnisse mit dem geringsten Aufwand zu erzielen. Das fällt vielen schwer. Wir stellen dir Tipps und Tools vor, die dir dabei helfen.

Oft hat man das Gefühl, der Tag sei viel zu kurz, um all die Arbeit bewältigen zu können. Während andere Menschen gefühlt hunderte Dinge erledigen, bist du froh, einen Punkt deiner To-Do-Liste abzuhaken. Produktiv fühlst du dich dennoch nicht. 

Meist liegt der Grund dafür in zu viel Ablenkung oder zu wenig Organisation. Wir haben Tipps gesammelt, die dich effizienter arbeiten lassen – so bleibt mehr Zeit am Ende des Tages übrig. 

Effizienter arbeiten: Setze konkrete Ziele

Wer Luftschlösser baut, arbeitet selten effizient. Menschen, die sich realistische und konkrete Ziele setzen, erreichen diese auch eher. Bei der Zielsetzung kann die SMART-Methode für Klarheit sorgen. Mit ihr kannst du dir bewusst machen, welche Ziele deiner Zeit und Mühe wert sind und wie du Aufgaben und Projekte effizient erledigen kannst.

Setze und formuliere deine Ziele dafür so, dass sie den fünf Kriterien der SMART-Methode entsprechen. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, aktionsorientiert/attraktiv, realistisch und terminierbar sein: 

• Spezifisch: Du formulierst ein Ziel so präzise und eindeutig, wie du nur kannst. Wie sieht der Zustand, den du erreichen möchtest genau aus? Statt zu schreiben: „Ich werde ab jetzt mehr für die Uni machen“, schreibe lieber: „Nach diesem Semester möchte ich fünf von fünf Prüfungen bestanden haben“.
• Messbar: Mache dir Gedanken, ob und woran du merkst, dass du dein Ziel erreicht hast. Das heißt: Dein Ziel sollte eine messbare Komponente enthalten, damit du die Zielerreichung objektiv überprüfen kannst. Zum Beispiel kannst du dir das Ziel setzen, jeden Tag eine halbe Stunde zu lernen. 
• Aktionsorientiert/attraktiv: Was kannst du aktiv dazu beisteuern, um deine Aufgabe zu erledigen? Zum Beispiel eine bestimmte E-Mail verschicken oder einen Anruf tätigen? Außerdem ist es hilfreich, Ziele positiv zu formulieren, damit sie dir attraktiv erscheinen. Zum Beispiel: „Ich bestehe fünf von fünf Prüfungen, damit ich schneller mit dem Studium fertig bin und einen guten Job bekomme“. 
• Realistisch: Deine Ziele sollten für dich erreichbar sein. Es nützt nichts, so schnell wie möglich tausende Dinge abarbeiten zu wollen. Wäge ab: Kann ich und will ich das schaffen? Was habe ich in der Vergangenheit in vergleichbaren Situationen geschafft und wie viel Entwicklung traue ich mir objektiv betrachtet zu?
• Terminierbar: Morgen, morgen, nur nicht heute, sagen alle faulen Leute. An diesem Sprichwort ist etwas dran: Laut Quarks lassen Deadlines und Termine dich produktiver arbeiten. Mache dir also Gedanken, an welchem Tag du mit deiner Aufgabe beginnen möchtest und bis wann du sie erledigt haben solltest/willst.

Warum möchte ich effizienter arbeiten?

Jeden Menschen treiben unterschiedliche Dinge zur effizienten Arbeit an. Die sogenannten Motivatoren können dabei aus dir selbst heraus kommen oder durch äußere Umstände begünstigt werden. Anerkennung kann der einen Person genauso am Herzen liegen, wie der anderen ein hohes Gehalt Sicherheit bietet. 

Welcher Motivationstyp bist du und was treibt deine Arbeit an? Möchtest du deine Neugierde stillen und wagst dich gerne an Herausforderungen, dann handelst du aus der intrinsischen Motivation heraus. Suchst du die Belohnung, dann treibt dich extrinsische Motivation an. Die Art der Motivation zu kennen, kann dir helfen, bei der Aufgabe dran zu bleiben und dein Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Laut der Wirtschaftspsychologischen Gesellschaft kannst du beide Motivationsarten aufbauen und steigern. Bei der extrinsischen Motivation solltest du oder deine Umgebung für dich attraktive Reize schaffen. Das können soziale Absicherung sein, viel Geld oder eine gute Teamatmosphäre im Büro.

Intrinsische Motivation kannst du steigern, wenn du dich für ein ganzheitliches Projekt verantwortlich fühlst, viel Abwechslung bei der Arbeit erlebst oder einen Sinn in deinem Tun erkennst. 

Die 80-zu-20-Regel

Diese Regel, auch Pareto-Prinzip genannt, besagt, dass man 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz schaffen kann. Kleiner Einsatz und große Wirkung? Nicht ganz, denn die verbleibenden 20 Prozent machen mit 80 Prozent des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit, und meist sind genau das auch die wichtigsten Aufgaben.

Daher solltest du diese auch zuerst erledigen. Hast du auf deiner To-do-Liste etwa zehn Punkte stehen, dann sind zwei davon besonders wichtig und nehmen laut dieser Regel auch 80 Prozent der Arbeitszeit ein. 

Warum es wichtig ist, die schwersten oder unbequemsten Aufgaben zuerst zu erledigen, um effizient zu arbeiten, kannst du hier nachlesen: Eat the Frog: Wie ein Frosch beim Zeitmanagement hilft

Alles hat seine Zeit

Ob wir effizient arbeiten können, ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. Sogar von unserem Alter, so der Schlafexperte Dr. Paul Kelley von der Universität Oxford. Während sich Menschen in ihren Zwanzigern am besten nach ihrer Mittagspause, also ab 12 Uhr mittags, konzentrieren können, soll das Gehirn von Menschen in ihren Dreißigern rund zwei Stunden früher hochfahren.

Die Idee, Arbeit nach der eigenen Chronobiologie (der „inneren Uhr“) zu organisieren, ist nicht neu: Viele Versuche weltweit zeigten, dass Jugendliche später am Tag konzentrierter arbeiten können als Erwachsene. Teenager:innen haben also oft einen späten Chronotypen („Nachteulen“). Und je stärker ausgeprägt der späte Chronotyp ist, desto schlechter schneiden Kinder in der Schule ab – wo erwartet wird, dass sie schon frühmorgens Leistung erbringen. 

Aber auch für Erwachsene lohnt es sich, nach dem eigenen Biorhythmus zu arbeiten. Manche Unternehmen haben die Vorteile eines individuellen Arbeitsplans bereits erkannt.

Falls du dir beruflich oder privat den Luxus erlauben kannst, stehe morgens ohne Wecker auf und verlege Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, in die eigenen leistungsstarken Tagesphasen. 

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