Pareto-Prinzip: So funktioniert die 80-20-Regel

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Mit Hilfe des Pareto-Prinzips arbeiten viele Menschen effektiver. Wie die 80-20-Regel funktioniert und wie du dein Leben mit dem Pareto-Prinzip einfacher organisierst, erfährst du in diesem Artikel.

Zeitdruck und Burnout – viele Menschen hetzen von einem Termin zum nächsten. Jeder Mensch verfügt über die gleiche Menge von 24 Stunden am Tag. Du kannst sie nicht vermehren und nicht für später sparen. Aber du entscheidest, wie du diese Zeit füllst.

Das Pareto-Prinzip soll dabei helfen, die Zeit sinnvoll einzuteilen. Es findet dabei nicht nur im Zeitmanagement und im Beruf Anwendung. Du kannst damit auch den Alltag gestalten, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben.

Pareto-Prinzip: Das besagt die 80-20-Regel

grafische Darstellung des Pareto-Prinzips.
grafische Darstellung des Pareto-Prinzips. (Foto: Maria Hohenthal/Utopia)

Das Pareto-Prinzip wird auch Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel genannt. Vilfredo Pareto (1848–1923) beschreibt, dass eine kleine Anzahl von hohen Werten mehr zum Gesamtwert beiträgt als die hohe Anzahl kleiner Werte.

Die 80-20-Regel fasst folgende Aussage zusammen:

  • 20 Prozent des Gesamtaufwandes bewirken 80 Prozent des Ergebnisses.
  • Die fehlenden 20 Prozent erfordern quantitativ die meiste Arbeit.

Die obige Grafik veranschaulicht die Bedeutung des Pareto-Prinzips. Das Verhältnis von Ursache und Wirkung ist unausgewogen. Mit geringem Einsatz erreichst du 80 Prozent des Ergebnisses. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unnötiger Aufwand. Hoher Zeiteinsatz verbessert das Ergebnis nur wenig.

Gibst du den Perfektionismus auf, gewinnst du freie Zeit. Das Pareto-Prinzip ist ein zentrales Element des Selbst- und Zeitmanagements.

Die Gesetzmäßigkeit des Pareto-Prinzips lässt sich auch auf andere Lebensbereiche übertragen.

  • Der Mensch trägt nur grob 20 Prozent der Kleidung, die er im Kleiderschrank hat
  • In Meetings werden in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben gelöst.
  • 20 Prozent des Sortiments im Supermarkt decken 80 Prozent der Einkäufswünsche ab.

Im Minimalismus findest du das Pareto-Prinzip praktisch umgesetzt. Minimalisten reduzieren den Kleiderschrank und den übrigen Besitz auf die benötigten 20 Prozent.

Pareto-Prinzip: Praxisbeispiel Zero-Waste

Zero Waste: Praktische Anwendung des Pareto Prinzips.
Zero Waste: Praktische Anwendung des Pareto Prinzips. (Foto: CC0 / Pixabay / RikaC)

Willst du dein Leben mithilfe des Pareto-Prinzips organisieren, musst du vier Schritte durchlaufen:

  1. Ziel formulieren
  2. Ist-Zustand analysieren
  3. Maßnahmen formulieren
  4. Maßnahmen nachkontrollieren

So kann das Pareto-Prinzip und die 80-20-Regel praktisch im Alltag funktionieren:

1. Formuliere das Ziel

Am Anfang steht beispielsweise der Wunsch „Müll reduzieren“. Formuliere den Vorsatz schriftlich in ein konkretes, messbares Ziel um.

  • Ab sofort reduziere ich meinen Plastikmüll auf maximal einen Sack pro Monat.

Diese Zielformulierung enthält einen Zeitpunkt, die konkrete Anforderung und eine messbare Größe. Letztere ist für die Nachkontrolle wichtig.

2. Analyse des Ist-Zustandes

Untersuche und analysiere deinen Abfall während einer Woche. In welchen Bereichen fällt am meisten Müll an? Mögliche Kategorien sind

Die genaue Analyse zeigt, wo der größte Handlungsbedarf ist. Hier setzt die 80-20-Regel an. Wähle die drei größten Bereiche aus und setze konkrete Maßnahmen.

3. Formuliere die Maßnahmen

Benenne Maßnahmen für die drei größten Ursachen für Plastikmüll in deinem Haushalt. Formuliere die Maßnahmen konkret. Beispiele dafür sind:

  • Ab sofort trinke ich Leitungswasser statt Limonade in Plastikflaschen.
  • Ein Mal pro Woche kaufe ich am Bauernmarkt Obst und Gemüse unverpackt im Gemüsenetz.
  • Ich koche selbst und verzichte auf Fertigprodukte und Lieferservice.

Mit wenig Aufwand erreichst du eine große Wirkung, da du dich auf das Wesentliche konzentrierst. Den effektivsten Hebel findest du bei den größten Verursachern.

4. Nachkontrolle

Prüfe, ob du mit den gesetzten Maßnahmen dein Ziel erreichst. Ist das nicht der Fall, führe eine neue Analyse durch. Wähle eine weitere Maßnahme und führe diese zusätzlich durch.

Pareto-Prinzip: Zeitmanagement mit der 80-20-Regel

Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip.
Zeitmanagement mit dem Pareto-Prinzip. (Foto: CC0 / Pixabay / geralt)

Effizienz und Effektivität

Effizienz bedeutet, eine am Aufwand gemessene hohe Wirksamkeit zu haben und mit verhältnismäßig geringem Aufwand viel zu bewirken. Effektivität rückt das Ziel in den Mittelpunkt.

Das moderne Zeitmanagement bringt beides zusammen. Die Idee: Du erreichst mehr, wenn du weißt wohin du willst und dieses Ziel effizient verfolgst. Mit der 80-20-Regel soll das Pareto-Prinzip dabei helfen.

Prioritäten

Damit du Prioritäten setzen kannst, musst du deine Ziele kennen. Nur dann triffst du die richtigen Entscheidungen. Frage dich daher:

  • Wo stehe ich heute?
  • Wo will ich hin?
  • Was möchte ich in einer Woche, einem Monat, einem Jahr, fünf Jahren erreichen?
  • Was kann ich dazu beitragen, damit diese Veränderungen eintreten?

Das Gleichnis vom Glas des Lebens

Nimm das Glas als Symbol für dein Leben. Was du in dieses Glas füllst, ist deine Entscheidung. Füllst du es mit vielen kleinen Steinen haben die großen keine Platz. Konzentriere deine Energie auf die großen Ziele und lass den Ballast los – das ist der Grundgedanke des Pareto-Prinzips

Mit diesen Methoden findest du deine Prioritäten

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen.

Mit der Methode ordnest du alle Aufgaben nach den Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) zu.

Bearbeite langfristig bevorzugt Aufgaben, die wichtig und nicht dringend sind. In diesem Bereich handelst du pro-aktiv und steuerst dein Leben. Dringende Aufgaben werden meist von außen vorgegeben und beschränken deinen Handlungsspielraum.

Mehr zum Eisenhower-Prinzip: Zeitmanagement: Tipps und Methoden für weniger Stress

Auch die ABC-Analyse eignet sich um Prioritäten zu setzen. Die tatsächliche Zeitverwendung entspricht oft nicht dem Wert der Tätigkeit. Mit der ABC-Analyse weist du den hoch priorisierten Aufgaben mehr Zeit zu als den nicht so wichtigen Aufgaben. Die Produktivität steigt dadurch an.

Abschied vom Perfektionismus

Laut der 80-20-Regel des Pareto-Prinzips erkaufst du Perfektionismus mit kostbarer Lebenszeit. Frage dich daher sehr genau:

  • Wo reicht ein gutes statt ein perfektes Ergebnis für einen Bruchteil des Aufwandes?
  • Worauf kann ich verzichten? Weniger statt mehr Arbeit in kurzer Zeit!
  • Muss ich das tun oder kann es jemand anderer machen?
  • Trägt diese Aufgabe zu meinen Lebenszielen bei?

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