Einen Termin abzusagen ist nicht immer leicht, aber manchmal notwendig. Wenn du diplomatisch bleibst, stößt du niemanden vor den Kopf und vermeidest Stress und Enttäuschungen.
Es gibt zwei Arten, Termine abzusagen:
- einen Termin absagen, der schon vereinbart ist und
- eine Verabredung ausschlagen, die gerade getroffen werden soll.
Beides ist nicht immer leicht, da du vielleicht Angst hast, die andere Person könnte dir die Absage übelnehmen. Mit der richtigen Strategie kannst du jedoch Termine ohne Probleme absagen und erntest in vielen Fällen auch Verständnis dafür.
Termine absagen – der richtige Zeitpunkt
Der richtige Zeitpunkt, um einen Termin abzusagen: so bald wie möglich! Am zuverlässigsten wirkst du, wenn du Verabredungen gar nicht erst eingehst, für die du keine Zeit hast. Hin und wieder kommt es jedoch vor, dass ein Hindernis sich erst später ergibt und nicht verschieben lässt. Sobald du weißt, dass du einen Termin nicht wahrnehmen kannst, sage den Termin ab – egal, ob es sich um eine berufliche Verpflichtung, einen Friseurtermin oder eine private Verabredung handelt.
Termine ohne Absage nicht wahrzunehmen ist die schlechteste Option: Die andere Person andere hält sich die Zeit frei oder trifft unter Umständen sogar entsprechende Vorbereitungen. Wenn du früh genug absagst, kann sie neue Pläne schmieden. Das ist fair und gibt allen Planungssicherheit.
Manche dringenden Verpflichtungen oder auch plötzliche Erkrankungen lassen sich jedoch nicht langfristig planen, sodass du noch am Tag der Verabredung absagen musst. Das kommt seltener vor, aber auch dabei gilt: Kurzfristig absagen ist besser als nicht absagen. Wenn du nicht absagst, wirkt es auf andere leicht, als hättest du den Termin vergessen und er wäre dir nicht wichtig. Mit der Absage kannst du dich entschuldigen und wahrst das Vertrauen.
Wichtig: Willst oder musst du einen Termin bei einem Arzt oder einer Ärztin absagen, solltest du das spätestens 24 Stunden vorher tun. Für einen nicht wahrgenommen Termin kann in manchen Fällen eine Gebühr anfallen.
Termine absagen – das richtige Medium
Wenn du einen Termin absagst, bleib dabei auf jeden Fall zuverlässig und freundlich. Insbesondere bei einer kurzfristigen Absage ist dein Gegenüber vielleicht enttäuscht. Der Tonfall und eine nette Entschuldigung können jedoch für Verständnis sorgen. Kommunikationscoach Claudia Marbach empfiehlt, mit Fingerspitzengefühl vorzugehen und nicht immer auf Standard-Sätze wie „Leider muss ich den Termin absagen“ zu setzen.
Wenn du einen Termin absagst, sorge dafür, dass die Absage rechtzeitig ankommt. Wenn ihr normalerweise eher telefoniert, als zu per Messenger zu schreiben, rufe an, um den Termin abzusagen. Manche Leute empfinden einen Anruf als persönlicher, sodass die Absage nicht so distanziert wirkt. Kommuniziert ihr vorrangig per E-Mail, ist auch eine Absage per E-Mail in Ordnung, sofern du sicher sein kannst, dass die andere Person rechtzeitig in ihr E-Mail-Postfach schaut.
Bei sehr kurzfristigen Absagen ist ein Anruf sinnvoll, weil du dabei sicher sein kannst, dass deine Absage auch sofort ankommt. Nicht jede:r checkt E-Mails oder Messenger-Nachrichten so regelmäßig, dass eine solche Absage noch rechtzeitig zur Kenntnis genommen wird.
Termine absagen und Ehrlichkeit
Damit du trotz der Absage zuverlässig bleibst, sei ehrlich. Insbesondere Krankheit und familiäre Verpflichtungen sind Gründe für eine Absage, die jede:r eigentlich kennt und versteht. Wenn du die Gründe für die Absage ehrlich benennst, erhältst du sicher Verständnis. Nutze solche leicht nachvollziehbaren Gründe aber nur dann, wenn sie auch wirklich zutreffen!
Manchmal möchtest du einen Termin absagen, ohne den Grund preiszugeben. Denke dir auch in solchen Fällen keine vorgeschobenen Gründe aus. Solange eine Absage die Ausnahme bleibt, sollte die Beziehung keinen langfristigen Schaden nehmen. Kommuniziere ehrlich, dass du aus persönlichen Gründen, über die du nicht sprechen möchtest, absagst.
Du hast eine Einladung bekommen, hast aber einfach kein Interesse an dem Ereignis? Dann ist es besonders wichtig, den richtigen Tonfall zu treffen und die Worte mit Bedacht zu wählen. Möchtest du beispielsweise nicht mit in einen Kinofilm gehen, benenne, dass dich der Film nicht interessiert, sodass klar ist: Es hat nichts mit der Person zu tun, sondern mit dem konkreten Event.
Termin absagen ohne Grund?
Wenn du mit dem Gedanken spielst, einen Termin abzusagen, nur weil du gerade keine Lust darauf hast, hinterfrage, warum du keine Lust hast. Aus Angst vor einer Prüfung oder einem Arzttermin solltest du entsprechende Termine nicht absagen. Wenn du den Termin wahrnimmst, wirst du in den meisten Fällen feststellen, dass die Angst unbegründet war. Gehst du nicht hin, steigerst du dich beim nächsten Mal eventuell noch mehr in die Angst hinein.
Du hast keine Lust, dich mit Freund:innen oder Bekannten zu treffen, weil sich eure Interessen auseinanderentwickelt haben oder ihr einen unterschwelligen Konflikt hegt? Dann ist es an der Zeit, den Konflikt zu lösen oder die Freundschaft zu beenden.
Auch bevor eine Verabredung steht, ist das Absagen nicht immer angenehm. Vielen Leuten fällt es schwer, eine Verabredung nicht einzugehen, weil sie einen Tag alleine verbringen wollen. Dabei ist es wichtig, genügend Zeit für sich selbst zu haben. Eigene Bastelprojekte, ein langer Spaziergang oder ganz einfach eine Pause auf dem Sofa stehen dir auch zu. Philosophie-Professor Dieter Birnbacher bekräftigt im Gespräch mit Deutschlandfunk Nova das du in einem solchen Fall kein schlechtes Gewissen haben musst. Nur sollte das nicht zum Regelfall werden, da häufiges Absagen von Terminen negative Folgen auf die Freundschaft haben kann. Und wenn es deinem Freund oder deiner Freundin gerade schlecht geht, solltest du überlegen, ob die Absage wirklich eine gute Idee ist.
Es kann hilfreich sein, sich auch solche „Me-Time“ im Kalender als Termin einzutragen, sodass du diese wertvolle Zeit bewusst als deine Zeit wahrnimmst und nicht als Zeit, die für andere zur Verfügung stehen könnte. Kommuniziere dieses Bedürfnis offen und wertschätzend und deinem Gegenüber und du wirst Verständnis für dein selbstbestimmtes Leben bekommen.
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Überarbeitet von Lea Hermann
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