Selbstorganisation: 7 Tipps, um strukturierter zu arbeiten

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Eine gute Selbstorganisation hilft dir, deinen Arbeitsalltag strukturierter zu gestalten. Hier kommen sieben Tipps für mehr Produktivität und Ordnung.

1. Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz

Für deine Selbstorganisation musst du deine Papierstapel durchforsten.(Foto: CC0 / Pixabay / myrfa)
Für deine Selbstorganisation musst du deine Papierstapel durchforsten.

Um strukturiert arbeiten zu können, braucht es ein strukturiertes Umfeld. Räume deinen Schreibtisch und die Schubladen auf. Verschaffe dir dann Ordnung über Papiere und scanne Dokumente ein, von denen du kein Original brauchst. So reduzierst du unnötige Papierstapel. Miste auch deinen Computer aus und befreie ihn von Dokumenten, die du nicht mehr benötigst bzw. ordne sie.

2. Strukturiere deine Zeit

Kaufe dir einen Terminkalender, der den Tag in Uhrzeiten gliedert, oder benutze eine elektronische Version davon. Markiere dort deine Arbeitszeiten und deine wiederkehrenden Termine. So kannst du anfallende To-Dos gleich einem Wochentag und einer Uhrzeit zuordnen, wann du sie erledigen willst. Vergiss eventuelle Fahrtzeiten bei deiner Strukturierung nicht. Nur so kannst du dir einen realistischen Überblick über dein Zeitpensum verschaffen und die Selbstorganisation überhaupt angehen.

Nimm dir am Anfang der Woche den Kalender zur Hand und plane konkret durch, wann du etwas erledigen möchtest. Es geht nicht darum, dass du dich komplett daran halten wirst. Doch es hilft, dir vor Augen zu führen, was deine Ziele für diese Woche sind.

Noch genauer wird es, wenn du dir an jedem Morgen einen Tagesplan erstellst mit Zielen, die du bis zum Abend bewältigen willst. 

 

3. Rufe deine E-Mails nur an bestimmten Tageszeiten ab

Für bessere Selbstorganisation kannst du mehr Struktur gewinnen, wenn du deine Emails in bestimmten Zeitfenstern abrufst.(Foto: CC0 / Pixabay / janeb13)
Für bessere Selbstorganisation kannst du mehr Struktur gewinnen, wenn du deine Emails in bestimmten Zeitfenstern abrufst.

Plane jeden Tag eins bis zwei Zeitfenster ein, an denen du deine E-Mails abrufst und beantwortest. Das kann zum Beispiel morgens und direkt nach der Mittagspause sein. Das Gleiche kannst du für WhatsApp, Instagram und Co. anwenden. Damit arbeitest du fokussierter und lässt dich außerhalb der Zeitfenster weniger ablenken.

4. Vermeide Ablenkungen von innen und außen

Damit du strukturiert arbeiten kannst  solltest du dir im Klaren über Fokuszeiten und Pausen sein. Vermeide in einer konzentrierten Arbeitszeit, dass dein Handy in greifbarer Nähe liegt, um dich nicht abzulenken. Falls dir spontan etwas einfällt, das du nachschauen solltest, schreibe es auf eine To-Do-Liste. Später kannst du alle aufgeschriebenen Punkte dann gebündelt erledigen.

Denke daran, dir alle 60 bis 90 Minuten eine Verschnaufpause zu gönnen. Selbstorganisation bedeutet nicht, dass du ununterbrochen arbeiten musst – Pausen sind wichtig, um durchatmen zu können.

5. Ordne Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ordnet anfallende Aufgaben für mehr Selbstorganisation in vier Quadranten ein.(Foto: Laura Müller/Utopia)
Das Eisenhower-Prinzip ordnet anfallende Aufgaben für mehr Selbstorganisation in vier Quadranten ein.

Mit dem Eisenhower-Prinzip kannst du deine Zeit besser einteilen. Dabei unterscheidest du in einem Quadrat vier Felder:

  1. Wichtig und dringlich
  2. Wichtig, aber nicht dringlich
  3. Nicht wichtig, aber dringlich
  4. Nicht wichtig und nicht dringlich

Gehe dann folgendermaßen vor:

  1. Wichtige und dringliche Aufgaben musst du sofort erledigen.
  2. Wichtige, aber nicht dringliche Dinge kannst du auch zu einem späteren Punkt machen.
  3. Versuche, nicht wichtige aber dringliche Angelegenheiten an andere zu delegieren.
  4. Etwas, das nicht wichtig und auch nicht dringlich ist, kannst du sofort löschen und brauchst es nicht zu erledigen.

6. Ziele für mehr Selbstorganisation

Überlege dir für deine Projekte im Büro kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele.

  • Kurzfristige Ziele sind Ziele, die du in wenigen Wochen bewältigen kannst.
  • Mittelfristige Ziele können die nächsten zwölf Monate betreffen.
  • Langfristige Ziele gehen darüber hinaus.

Wenn du deine Ziele kennst, wird es leichter sein, dich für die Arbeit zu motivieren.

7. Finde Routinen

Routine ist essentieller Bestandteil einer guten Selbstorganisation.(Foto: CC0 / Pixabay / JESHOOTS-com)
Routine ist essentieller Bestandteil einer guten Selbstorganisation.

Wichtig ist vor allem, dass du eine Routine bekommst. Gestalte gleichablaufende Tages- und Wochenabläufe. Das ist am Anfang sehr schwierig, aber sobald du einige Tage bis Wochen in einem Rhythmus gearbeitet hast, wird sich dein Körper und Geist daran gewöhnen.

All diese Ideen kannst du natürlich auch auf das Studium oder den Haushalt anwenden. Selbstorganisation hilft dir in vielen Bereichen des Lebens, fokussierter und geordneter zu sein.

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