Tagesplan erstellen: So gehst du vor

Ein Tagesplan kann dir helfen, deine Zeit effektiver zu nutzen. Bist du abends gestresst oder frustriert und hast keine Motivation für den nächsten Tag? Wir zeigen dir, wie du durch bessere Planung produktiver und zufriedener wirst.

Ob beruflich oder privat – wir müssen viele unterschiedliche Dinge in einem Tag unterbringen. Zu viele Aufgaben oder eine schlechte Organisation führen oft zu Chaos. Am Abend sind wir dann gestresst, unzufrieden oder haben keine Motivation mehr für den nächsten Tag.

Ein guter Tagesplan kann dabei für Abhilfe sorgen. Er verschafft dir einen Überblick und bietet eine grobe Struktur, an der du dich orientieren kannst. So kannst du dich besser auf einzelne Aufgaben fokussieren, ohne dabei das große Ganze aus dem Blick zu verlieren. Auf diese Weise hilft dir ein persönlicher Tagesplan dabei, langfristige Ziele zu erreichen und deine Produktivität zu steigern. Die Erfolgserlebnisse des vergangenen Tages machen es dir außerdem leichter, motiviert in den neuen Tag zu starten.

Für einen erfolgreichen Tagesablauf gibt es allerdings keinen Musterplan. Unsere Anregungen helfen dir deshalb, einen individuellen Tagesplan zu erstellen, der sich nach deinen Bedürfnissen richtet.

Tagesplan erstellen: Der eigene Rhythmus ist wichtig

Ein Tag ist in der Regel durch unterschiedliche Energielevel geprägt: Zu bestimmten Zeiten haben wir mehr Energie, zu anderen weniger.

Bevor du einen konkreten Plan erstellst, kannst du dich selbst für deinen zeitlichen Rhythmus sensibilisieren. Beobachte dich dazu ein paar Tage lang und stelle dir folgende Fragen:

• Welche Aufgaben habe ich an welchem Tag?
• Wann gelingen mir bestimmte Aufgaben gut – und wann nicht?
• Wann habe ich viel Energie? Wann lässt meine Energie nach?
• Wofür brauche ich viel Energie – und was gibt mir Energie?

Die Antworten auf diese Fragen helfen dir, einen Überblick über deine Aufgaben zu gewinnen. Für deinen Tagesplan fasst du ähnliche Aufgaben am besten zusammen – so kannst du sie effektiver bearbeiten.

Tagesplan richtig strukturieren

Wenn du weißt, wie viel Energie du zu welcher Tageszeit hast, kannst du deine Tage in Blöcke einteilen. In diese Struktur überträgst du später deine Aufgaben.

1. Gliedere den Tag in Einheiten: Am besten eigenen sich Blöcke zwischen 45 und 90 Minuten, in denen du ungestört arbeiten kannst. Zwischen den Blöcken kannst du kleine Pausen einplanen. Sie geben dir neue Energie für die nächste Aufgabe.
2. Plane eine feste Pause ein: Zusätzlich solltest du eine längere Pause, zum Beispiel eine Mittagspause, einplanen. Sie sollte jeden Tag etwa zur gleichen Zeit liegen. Eine fest eingeplante Pause ist ein Anker in deinem Tagesplan und sorgt für Regeneration – du solltest sie auf keinen Fall ausfallen lassen. Versuche, in der Pause an etwas anderes als die Arbeit zu denken.
3. Berücksichtige deinen individuellen Energieverlauf: So kannst du bewusst den Zeitraum nutzen, in dem du am konzentriertesten bist. Für viele Menschen ist der Morgen besonders produktiv. Nach dem Schlaf sind wir erholt, haben viel Energie und können uns gut konzentrieren. Andere Menschen sind am Abend produktiver – das ist ganz individuell.

Bevor du deinen Tagesplan erstellst, denke daran, flexibel zu bleiben. Der beste Tagesplan scheitert an der Realität, wenn er zu voll ist. Orientiere dich am besten an der Regel, 60 Prozent des Tages zu planen und die restlichen 40 Prozent frei zu lassen. So kannst du spontan reagieren, wenn dich jemand unterbricht, sich eine neue, dringende Aufgabe ergibt oder andere unvorhersehbare Dinge geschehen.

Tagesplan mit Aufgaben füllen

Wenn du ein Raster für deinen Tag erstellt hast, kannst du ihn mit Aufgaben füllen. Dabei helfen dir folgende Tipps:

1. Setze Prioritäten: Schreibe zunächst deine Ziele und Aufgaben auf. Anschließend kannst du sie sortieren. Was ist wichtig, was muss zuerst erledigt werden? Dabei kannst du dich zum Beispiel am Eisenhower-Prinzip orientieren, einer Methode, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit sortiert.
2. Teile deine Aufgaben auf: Erledige dringende Aufgaben am besten zuerst. Komplexe Aufgaben, für die viel Konzentration brauchst, bearbeitest du am besten zu Zeiten, in denen du viel Energie hast. Zeiten mit wenig Energie kannst du für weniger anspruchsvolle Aufgaben verplanen.
3. Plane Abwechslung ein: Geschäftstermine oder Gespräche mit Kollegen oder Kunden sorgen für Abwechslung im Arbeitsalltag. Du kannst sie bewusst in deinen Tagesplan aufnehmen. Lege sie am besten vor die Mittagspause oder vor den Feierabend. So kannst du anschließend in Ruhe über die neuen Ideen und Inspirationen nachdenken, die sie dir liefern.
4. Erstelle deinen Tagesplan abends: Danach hast du den Kopf frei für andere Dinge und kannst erholt schlafen. Der nächste Tag beginnt direkt mit einem Plan!

Am Ende des Tages kannst du deinen Tagesplan reflektieren. Überprüfe, wie gut dein Plan funktioniert hat. Denke dabei daran: Dein Tagesplan soll dir den Tag erleichtern und dich nicht unter Druck setzen. Lass dich also nicht frustrieren, wenn er nicht gleich perfekt funktioniert. Frage dich stattdessen, was du verbessern kannst und berücksichtige das bei der nächsten Planung.

Tagesplan einhalten – so klappt’s

Damit dein Tagesplan funktioniert und du deine Ziele erreichst, musst du ihn umsetzen. Dabei ist es hilfreich, den Tagesplan zu visualisieren.

Wie du das machst, bleibt dir dabei selbst überlassen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer geordneten Checkliste? Oder du trägst deinen Tagesplan in deinen Kalender ein – auf dem Papier oder digital. Deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Du kannst deinen Tagesplan beispielsweise auch auf einer Tafel oder einem Visionboard nach deinen Vorstellungen gestalten. Vielleicht möchtest du dabei verschiedene Farben verwenden.

Um regelmäßige Erfolgserlebnisse zu erhalten, kannst du erledigte Aufgaben und erreichte Ziele abhaken oder durchstreichen. Um dich noch mehr zu motivieren, kannst du auch Belohnungen in deinem Plan festhalten – zum Beispiel Freizeitaktivitäten oder Zeit mit Freunden.

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