Inbox Zero: So bleibt dein Postfach aufgeräumt

Die Inbox-Zero-Methode hilft dir, alle eingehenden E-Mails umgehend zu bearbeiten und dein Postfach auf diese Weise aufgeräumt zu halten. Wir erklären dir, wie das Prinzip funktioniert.

Bei vielen Menschen nimmt das Abarbeiten eingehender E-Mails einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Deshalb lohnt es sich, den Beantwortungsprozess gut zu organisieren.

Das Inbox-Zero-Konzept soll dir helfen, produktiver zu arbeiten und mehr Ordnung in deinen Berufsalltag zu bringen. Alles, was du dazu brauchst, sind vier Ordner in deinem E-Mail-Postfach und eine feste Zeitstruktur.

Die Inbox-Zero-Methode: Was ist das eigentlich?

„Inbox Zero“ ist ein Konzept, das dir helfen soll, dein Postfach aufzuräumen. Das Ziel dabei ist es, erst Feierabend zu machen und das Mail-Programm zu schließen, nachdem du alle eingegangenen E-Mails bearbeitet hast. Blocke dir dafür am besten ein festes Zeitfenster.

Mit der Inbox-Zero-Methode arbeitest du produktiver und kannst deine Zeit effektiver nutzen, denn du sparst dir das ständige Lesen und Bearbeiten von E-Mails zwischendurch. Dieses System geht auf den amerikanischen Produktivitätsberater Merlin Mann zurück.

Die Methode kann dir als Teil von Selbstorganisation helfen und gewissermaßen auch als minimalistischer Lebensansatz dienen. 

Die vier Ordner der Inbox-Zero-Methode

Alles, was du brauchst, um die Inbox-Zero-Methode umzusetzen, sind diese vier verschiedenen Ordner in deinem E-Mail-Postfach:

• Antworten: In diesen Ordner verschiebst du alle Mails, die du innerhalb kürzester Zeit – am besten innerhalb von maximal fünf Minuten – beantworten kannst.
• Aktion erforderlich: Benötigst du zum Bearbeiten einiger Nachrichten etwas länger, weil du für die Antwort beispielsweise noch etwas recherchieren oder mehrere Anhänge hinzufügen musst? Dann sind diese Mails im Ordner „Aktion erforderlich“ richtig aufgehoben. 
• Delegiert: Nicht selten erhalten wir E-Mails, für die wir gar nicht der oder die richtige Ansprechpartner:in sind. Solche E-Mails verschiebst du am besten in den „Delegiert-Ordner“ und leitest sie an die richtige Adresse weiter.
• Archiviert: Mails, die du bearbeitet hast, aber nicht löschen möchtest, kommen in den „Archiviert-Ordner“. Dort kannst du sie auch später noch aufrufen.

Tipp: Hast du eine Mail bearbeitet und benötigst sie im Nachhinein nicht mehr, solltest du die E-Mail löschen, um dich von unnötigem Ballast zu befreien und sogar Treibhausgasemissionen zu reduzieren. Denn ungelöschte Mails müssen auf Servern weiter gespeichert werden und benötigen so dauerhaft Strom. Mehr Informationen dazu erhältst du hier: E-Mails löschen und das Klima schützen.

Weitere Tipps, um dein Postfach zu leeren

Möchtest du die Inbox-Zero-Methode fest in deinen Alltag integrieren, solltest du zuerst einige Vorbereitungen treffen. Folgende Schritte sind wichtig, damit du das Konzept effektiv anwenden kannst:

• Ordner anlegen und Postfach aufräumen: Der oben genannte erste Schritt wird dich vermutlich viel Zeit kosten. Er ist aber unverzichtbar, um dauerhaft digitale Ordnung in deine E-Mails zu bringen. Lege die vier Ordner wie beschrieben an und sortiere alle vorhandenen Mails entsprechend.
• Feste Zeiten zur Mailbearbeitung: Ständig ins Postfach zu schauen lenkt häufig von anderen Aufgaben ab. Setze dir deshalb täglich zwei bis drei feste Zeitfenster, in denen du deine Konzentration darauf lenkst, deine E-Mails zu beantworten – beispielsweise morgens, nach dem Mittagessen und kurz vor dem Feierabend. Wie du während der Arbeitszeit darüber hinaus deine Effektivität steigerst, kannst du hier nachlesen: Konzentration steigern: 9 Tipps, die dir helfen.
• Bewusster Mail-Umgang: Damit dein Postfach nicht vor unnötigen Nachrichten überquillt, lohnt es sich auszusortieren. Hinterfrage dabei zum Beispiel, welche Newsletter du wirklich brauchst und ob es nötig ist, Mail-Benachrichtigungen von sämtlichen Ereignissen auf deinen sozialen Medien zu erhalten.

Tipp: Nicht nur ein leeres Postfach unterstützt deine mentale Gesundheit, sondern auch ein insgesamt aufgeräumter PC kann Stress abbauen. Auch dein Smartphone kannst du übersichtlicher gestalten: Minimalismus am Handy: 7 Tipps für mehr Ordnung.

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Überarbeitet von Pascal Thiele

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