Kanban-Board: System, praktische Beispiele und Tipps

Mit einem Kanban-Board behältst du den Überblick, wenn sich Aufgaben und Verpflichtungen häufen. Hier liest du, wie diese einfache Methode dir hilft, deine Projekte im Job und im Privatleben besser zu organisieren.

Wenn es stressig ist, kann ein Kanban-Board dir helfen, nicht den Überblick zu verlieren. Im Job oder zu Hause häufen sich manchmal die Aufgaben – gefühlt muss alles gleichzeitig fertig sein. Ein Blick auf das Kanban-Board sagt dir in solchen Situationen, was als Nächstes ansteht: Welche Aufgaben nicht mehr warten können und was du problemlos noch etwas nach hinten schieben kannst.

Mit dem Kanban-Board kannst du Aufgaben ordnen und planen, für die du mehrere Arbeitsschritte benötigst. Du legst die Reihenfolge der einzelnen Schritte fest. Auf dem Board hältst du deine Fortschritte fest, erkennst aber auch, wo es Probleme geben könnte. So kannst du kritische Situationen entschärfen, bevor sie entstehen. Das bedeutet für dich weniger Stress und du kommst entspannter durch den Tag.

Mit einfachen Mittel organisiert du deine Arbeitsabläufe auf dem Kanban-Board. Dafür brauchst du nur ein paar Utensilien aus dem Büroalltag:

• Ein Board: Du kannst eine Tafel, ein großes Stück Karton oder ein Holzbrett verwenden.
• Zettel: Auf ihnen notierst du die Arbeitsschritte. Unterschiedliche Farben helfen dir dabei, verschiedene Arbeitsstränge oder Projekte übersichtlich zu ordnen.
• Nadeln: Damit befestigst du die Zettel auf dem Board. Alternativ kannst du auf Nadeln verzichten und stattdessen selbstklebende Notizzettel verwenden.
• Stifte: Auch hier kannst du bei Bedarf mit unterschiedlichen Farben arbeiten.

Das Kanban-Board: So funktioniert die Methode

Das Kanban-Board ist eine große Tabelle mit mindestens drei horizontalen Spalten. Diese Spalten stellen einzelne Schritte im Arbeitsablauf für eine Aufgabe oder ein Projekt dar.

• Linke Spalte: Benenne sie mit „Start“ oder „offene Aufgaben“. Die Spalte zeigt dir alle Arbeitsschritte, mit denen du noch nicht begonnen hast.
• Mittlere Spalte: Schreibe zum Beispiel „in Bearbeitung“ über diese Spalte. Hier finden sich alle Arbeitsschritte, an denen du gerade arbeitest.
• Rechte Spalte: Beschrifte sie mit „Erledigt“ oder „fertige Aufgaben“. Die Zettel hier zeigen dir die erledigten Arbeitsschritte.

Auf Zetteln notierst du die einzelnen Arbeitsschritte. Zu Beginn des Projekts heftest du auf die Startposition ganz links am Board. Wenn du einen Arbeitsschritt in Angriff nimmst, hängst du den entsprechenden Zettel in die nächste Spalte. Die Zettel wandern so von links nach rechts über das Board. Sind alle Zettel ganz rechts angekommen, ist deine Aufgabe erledigt. An der Position der einzelnen Zettel auf dem Board kannst du auf einen Blick erkennen, wie weit du in deinem Projekt fortgeschritten bist.

Auf den Zetteln notierst du am besten nicht nur die Arbeitsschritte selbst, sondern lässt außerdem noch Platz für weitere Informationen. Zum Beispiel:

• Die Reihenfolge der Arbeitsschritte: Lege sie mit fortlaufenden Nummern fest. Notiere auch, wenn aufeinanderfolgende Arbeitsschritte aufeinander aufbauen. Ein Beispiel: Die Schritte „Kanban-Board einrichten“ und „Kanban-Board beschriften“. Den Arbeitsschritt „Board beschriften“ kannst du nicht erledigen, wenn du das Board vorher nicht eingerichtet hast.
• Wer die Aufgabe erledigen soll: Das können im Beruf zum Beispiel Teammitglieder sein, aber auch Personen außerhalb des Teams. Notiere, etwa wer Material liefern soll. Auch hier ist es sinnvoll zu überlegen, ob bestimmte Aufgaben voneinander abhängen.
• Termine: Zum Beispiel den Start- oder Endtermin eines Projekts.

Das Kanban-System kannst du beliebig erweitern, indem du weitere Spalten hinzufügst. Ergänze zum Beispiel links vor der Start-Spalte eine Spalte, in der du Ideen sammelst. Erst, wenn aus einer Idee eine konkrete Aufgabe geworden ist, hängst du den Zettel dann in die Start-Spalte. Auch die mittlere Spalte lässt sich individuell weiter unterteilen: Beispielsweise kannst du für Arbeitsschritte, die dringend erledigt werden müssen, eine Spalte „Eilt“ einrichten.

Arbeitet du an mehreren Projekten, ordne sie auf dem Kanban-Bord am besten in horizontalen Reihen an. So bleibt das Board übersichtlich, auch wenn sich die Arbeitsschritte dort häufen.

Grundsätzlich gilt: Ein Kanban-Board kannst du ganz flexibel gestalten. Es soll zu deiner Arbeitsweise und der Aufgabe passen. Fest bleibt nur das System, nach dem die Arbeitsschritte von der Start- bis zur Endposition über das Board wandern.

Das Kanban-Board und wie du damit arbeitest

Reserviere dir am Morgen und am Abend jedes Tages etwas Zeit für dein Kanban-Board: Abends aktualisierst du dein Board. Hänge die Zettel, die du bearbeitet hast, in die passenden Spalten. Am nächsten Morgen planst du mit dem Kanban-Board deine Aktivitäten für den Tag.

Das Kanban-Board ersetzt keine tägliche Planung, wie du sie zum Beispiel mithilfe einer To-Do-Liste oder eines Bullet-Journals anlegen kannst. Es zeigt dir aber gleich, welche Punkte du in deine Liste aufnehmen solltest und wie dringend sie sind. Auch sonst hat das Board viele Vorteile:

• Das Kanban-Board organisierst deine Arbeitsabläufe über einen längeren Zeitraum. Es begleitet dich so während der Projekte. Vor allem, wenn du gleichzeitig mehrere Projekten bearbeitest, kannst du mit dieser Organisationsmethode deinen Stresspegel möglichst niedrig halten: Du sparst Zeit, weil du ohne langes Überlegen gleich im Blick hast, welche Arbeitsschritte als Nächstes anstehen.
• Das Kanban-System hilft auch dabei, Projekte im Team zu organisieren. Du kannst beispielsweise den Teammitgliedern persönliche Farben zuweisen. Bei kleineren Teams hast du die Möglichkeit, ihre Namen in Spalten oder Reihen einzutragen.
• Im Beruf funktioniert das Kanban-Board als zentraler Punkt, an dem sich das Team zu Projekt-Besprechungen trifft. Auf dem Board wird transparent, wo Engpässe entstehen können. Ihr könnt euch so gemeinsam auf die Lösungen konzentrieren. Aber Achtung: Ein öffentliches Kanban-Board kann im Team auch auf Ablehnung stoßen. Denn es macht nicht nur deutlich, wo sich mögliche Engpässe abzeichnen, sondern auch, wer sie verursacht.

Das Kanban-System im Beruf

Laut Gablers Wirtschaftslexikon stammt das Kanban-System aus Japan. Es handelte sich ursprünglich um ein Kartensystem, das in der industriellen Fertigung dazu diente, das Material für einzelne Produktionsstufen zu organisieren. Die Karten lösten ein Signal aus (japanisch Kanban), das das benötigte Material aus dem Produktionslager abrief. So konnten die Lagerbestände mithilfe der Kanbankarten übersichtlich gesteuert und verwalten werden

Das Kanban-Board als Organisationsmethode funktioniert heute ähnlich: Sie organisiert die Abläufe von Projekten oder Teams. Im Büroalltag kann dir ein Kanban-Board bei Projekten der IT, Produktentwicklung oder im Marketing begegnen. Auch Teams in Call-Center und Service-Hotlines können ein Kanban-Board nutzen. Dabei kann das Board weiterhin eine Tafel sein. Meist wird es aber inzwischen mit speziellen Computerprogrammen digital erstellt.

Mit dem Kanban-Board zu Hause planen

Nicht nur im Beruf ist das Kanban-Board nützlich: Auch zu Hause kannst du das System nutzen, um deine Alltagsaufgaben übersichtlichen zu ordnen und als „Projekte“ anzulegen.

Hänge ein Kanban-Board zum Beispiel in der Küche auf. Dort planst du die wöchentlichen Aktivitäten.

• Zu Beginn der Woche schreibt du gemeinsam mit deiner Familie die Aufgaben für die kommenden Tage auf. Das können Arbeiten und Besorgungen im Haushalt sein. Aber auch besondere Unternehmungen wie ein Wanderausflug, ein Picknick oder die Planung für den nächsten Familienurlaub haben Platz auf eurem Kanban-Board: So organisiert du das „Projekt Urlaub“ ohne Stress bis zum letzten Tag.
• Mit unterschiedlichen Farben markierst du, wer in deiner Familie für die jeweilige Arbeit zuständig ist. Ihr könnt die Arbeiten so abwechselnd verteilen. Beispielsweise könnt ihr auch festlegen, dass die Kinder eine feste Anzahl an Arbeiten übernehmen müssen.
• So wird die Hausarbeit zum Gemeinschaftsprojekt und das Frühstück zur Team-Besprechung.

Neben Haushalts- und Urlaubsplanung kann ein Kanban-Board auch nützlich sein, wenn du bei Hobbies oder besonderen Aktivitäten zu Hause den Überblick behalten willst.

• Du kannst das Board verwenden, um deine Bastelideen zu organisieren – zum Beispiel für die Weihnachts- und Osterdeko. Auf den Zettel notierst du die einzelnen Arbeitsschritte und welche Materialien du dafür benötigst.
• Ein Kanban-Board kann dir auch helfen, wenn du deinen Wintervorrat planst. Vielleicht möchtest du Kürbis, Gurken und anderes Gemüse einlegen oder Marmelade kochen. Nutze die Zettel, um die Reifezeit der entsprechenden Sorten zu notieren. Jeder Sorte ordnest du dabei eine Farbe oder eine Reihe auf dem Kanban-Board zu. Der Utopia Saisonkalender hilft dir bei der Vorbereitung: Hier kannst du die Reifezeiten verschiedener Obst- und Gemüsesorten jederzeit nachlesen.

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