Home Office: Tipps, wie du jetzt effizient von Zuhause aus arbeitest

Wegen des Coronavirus arbeiten derzeit viele Arbeitnehmer*innen von Zuhause aus. Das mag erstmal wie Luxus scheinen, kommt aber mit ganz eigenen Herausforderungen – vor allem, wenn nebenbei auch noch Kinder zuhause betreut werden müssen. Wir haben die wichtigsten Tipps gesammelt, die helfen, deine Zeit im Home Office möglichst effizient zu gestalten.

Das neuartige Coronavirus Sars-CoV-2 breitet sich in Deutschland weiter aus und das öffentliche Leben steht weitgehend still. Zwar löst das Virus nur bei verhältnismäßig wenigen Menschen bedrohliche Symptome aus. Doch um sicherzustellen, dass unser Gesundheitssystem diesen Menschen und allen, die sonst medizinische Behandlung brauchen, helfen kann, müssen wir die Ausbreitung des Virus verlangsamen. Mehr dazu: #FlattenTheCurve: Jetzt sind wir alle gefragt, das Virus zu bremsen

Mindestens so wichtig wie Händewaschen und generelle Hygieneregeln einzuhalten, ist jetzt: Abstand halten, persönliche Kontakte so weit wie möglich reduzieren und Veranstaltungen fernbleiben. Deshalb haben viele Firmen inzwischen ihre Mitarbeiter*innen ins Home Office geschickt.

Wir haben ein paar Tipps, damit es mit der Heimarbeit klappt.

Einen sehr ausführlichen, hilfreichen und kostenlos downloadbaren „Corona-Home-Office-Guide“ hat t3n.de veröffentlicht. Auch wir haben uns davon inspirieren lassen.

1. Selbst-Organisation

Im Home Office fallen oft die festen Strukturen weg, die man aus dem Büro kennt, und auch die direkte Kommunikation mit Kolleg*innen entfällt teilweise. Daher ist es hilfreich, den Tag gut zu strukturieren.

Mehr lesen: Selbstorganisation: 7 Tipps, um strukturierter zu arbeiten

Tipps:

• Erstelle einen fixen Zeitplan: Lege fest, wann du anfängst zu arbeiten, wann du Pausen machst, zu Mittag isst, wann Feierabend ist. Kommuniziere deinen Zeitplan auch mit deiner Familie, Mitbewohner*innen oder wer auch immer dich sonst stören könnte.
• Plane deinen Tag auch inhaltlich: Definiere deine Ziele und erstelle einen Tagesplan: Was steht an Aufgaben an, was ist wichtig, was weniger wichtig, was möchtest oder musst du heute schaffen, was machst du als erstes, was später? Bei der Priorisierung können dir das Eisenhower-Prinzip oder das Pareto-Prinzip helfen.
• Mehr Tipps zur Zeiteinteilung: Zeitmanagement: Tipps und Methoden für weniger Stress
• Bleib in Kontakt: Gerade wenn man gerade nicht mal schnell was über den Schreibtisch rufen kann, ist es wichtig, regelmäßig mit den Kolleg*innen zu kommunizieren. Erkläre transparent, woran du gerade arbeitest. Tausche dich aus zu Themen, die mehrere betreffen. Zögere nicht, Fragen zu stellen. Kommuniziere, wann du arbeitest und wann nicht: Ein einfaches „Guten Morgen“, „Ich mach Pause“ und „Schönen Feierabend“ schafft schon viel Transparenz. Es gibt viele praktische Tools, die bei der Kommunikation während der Heimarbeit helfen, mehr dazu unten.
• Virtuelle Treffen: Wer sich schon nicht persönlich treffen kann, kann zumindest versuchen, virtuell mit Kolleg*innen zu quatschen – und zwar nicht nur über die Arbeit. Warum sich nicht mal zum virtuellen gemeinsamen Mittagessen, Kaffeetrinken, Yoga oder Feierabendbier verabreden? Das geht ganz einfach per Video-Chat-Tools oder per Messenger (Tools siehe unten).

• Plane Pausen ein: Wer ganz alleine vor sich hin arbeitet, vergisst schnell mal die Zeit. Ganz wichtig, um produktiv zu bleiben: Pausen einplanen! Und zwar Pausen, in denen du dich auch wirklich von deinem Arbeitsplatz weg bewegst und mal kurz abschaltest. Mach auf jeden Fall eine ordentliche Mittagspause, in der du etwas isst – und zwar nicht vor dem Rechner. Idealerweise gehst du auch noch kurz spazieren (jedenfalls solange noch keine komplette Ausgangssperre herrscht), um etwas frische Luft und Bewegung zu kriegen.
• Bewege dich! Wer zuhause arbeitet, hat oft weniger Bewegung, weil der Arbeitsweg komplett wegfällt. Dass Fitnessstudios und Sportvereine nun geschlossen haben, macht es nicht leichter. Dazu kommt oft wenig ergonomische Büroausstattung im Home Office. Auf lange Sicht kann Bewegungsmangel und zu langes Sitzen zu unangenehmen gesundheitlichen Folgen führen. Das muss nicht sein. t3n.de zitiert Gesundheitswissenschaftlerin Maria Schumann: „Aus meiner Sicht gibt es hier im Homeoffice zahlreiche Chancen: Der Arbeitsweg fällt weg, sodass wir die gewonnene Zeit nutzen könnten, um ein kleines Morning-Workout durchzuführen“ Mehr dazu: Frühsport: 8 Gründe für ein morgendliches Workout

2. Arbeitsplatz-Organisation

Damit du im Home Office effizient arbeiten kannst, versuche, deinen Arbeitsplatz möglichst gut zu organisieren.

Tipps:

• Such dir einen guten Platz zum Arbeiten. Natürlich ist das nicht in jeder Wohnung möglich, aber idealerweise richtest du dir deinen Arbeitsplatz in einem Raum ein, der nicht gleichzeitig anderweitig genutzt wird. Wer im Schlafzimmer arbeitet, findet dort oft nur noch schwer zur Ruhe. Und im Wohnzimmer, wo sich womöglich der Rest der Familie oder Mitbewohner*innen aufhalten, fehlt oft die Ruhe zum Arbeiten.

• Gestalte deinen Arbeitsplatz gesund. Ein perfekt ergonomischer Arbeitsplatz lässt sich im Home Office oft nur schwer umsetzen. Hier dennoch ein paar Tipps: Richte, wenn möglich, deinen Schreibtisch und deinen (verstellbaren!) Schreibtischstuhl an deiner Körpergröße aus. „Die Faustregel zur Körperhaltung: alles im 90-Grad-Winkel. Stehen die Füße auf dem Boden, sollte sich zwischen den Waden und den Oberschenkeln der Winkel genauso verhalten wie auch für den Abstand zwischen den Unterarmen, die auf der Armliege liegen, sowie den Schultern, die an der Rückenlehne ausgerichtet sind“, schreibt t3n.de im „Corona-Home-Office-Guide“. Dein Bildschirm sollte mindestens 50 Zentimeter von dir entfernt stehen und zwar direkt vor dir. Dabei liegt der oberste Textzeile idealerweise etwas unterhalb der Augenhöhe.
• Gestalte deinen Arbeitsplatz möglichst ordentlich. Mehr dazu: Arbeitsplatz gestalten: Minimalismus am Schreibtisch
• Reduziere Störfaktoren: Suche dir einen möglichst ruhigen Platz (s. oben) und mach die Tür hinter dir zu. Wenn du Familie oder Mitbewohner*innen hast, kommuniziere klar, zu welchen Zeiten du arbeitest und möglichst nicht gestört werden willst. Am besten ist es, du lässt weder Musik noch den Fernseher, die Wasch- oder Spülmaschine laufen. Manchen Menschen hilft es auch, Apps zu installieren, die zum Beispiel Social Media oder Youtube für eine bestimmte Zeit blockieren (s. unten)
• Vergiss nicht, zu lüften! Frische Luft hilft, klar zu denken. Und alleine das Aufstehen-und-zum-Fenster-gehen kann schon manchmal eine hilfreiche kleine Unterbrechung sein.
• Kleide dich, als würdest du ins Büro gehen. Du musst natürlich nicht unbedingt in Anzug oder vollem Make-up arbeiten, aber in Jogginghose ist es eben auch schwer, sich so richtig motiviert und produktiv zu fühlen. Außerdem, das gibt t3n.de im „Corona-Home-Office-Guide“ zu bedenken, schafft das Umziehen auch etwas Distanz zwischen Arbeits- und Freizeit, wenn schon die räumliche Trennung wegfällt. „Dazu zählt auch, sich morgens für die Arbeit fertig zu machen. Und auch, abends die Blusen, Hemden, Röcke und Hosen wieder auszuziehen, damit der Feierabend sich auch so anfühlt.“

3. Hilfreiche Tools & Strategien

Eine ganze Reihe Tools und technische Hilfen machen die Arbeit von Zuhause aus einfacher. Dazu gehören unter anderem:

• Messenger / Team-Chat-Tools: Um aus dem Home Office mit den Kolleg*innen in Verbindung zu bleiben (zur Wichtigkeit von Kommunikation – s. oben) sind Chat-Tools extrem hilfreich. Sehr beliebt ist z.B. Slack. t3n.de listet als Alternativen Microsoft Teams und Circuit.
• Video-Chat-Tools: Nicht alles lässt sich einfach schnell per Messenger oder am Telefon klären; gerade Meetings mit mehreren Geschäftspartner*innen, Kund*innen usw. sind oft einfacher, wenn man die anderen hören und vielleicht sogar sehen kann. Eine Lösung: Video-Calls anstelle von persönlichen Treffen. Wir haben uns ein paar hilfreiche Tools angeschaut, die Menschen auf einfache Weise miteinander verbinden: 7 Video-Chat-Apps, die uns jetzt Geschäftsreisen (und das Coronavirus) ersparen können
• VPN-Clients: Um auf das Firmen-Intranetz, Server usw. zugreifen zu können und den Austausch auch von sensiblen Daten sicher zu gewährleisten, ist die Einrichtung eines Virtuellen Privaten Netzwerks (VPN) sinnvoll. In der Regel wird die IT-Abteilung das für die Mitarbeiter*innen einrichten.
• Cloud-Speicherdienste: Um Daten zentral ablegen zu können, so dass mehrere Kolleg*innen darauf Zugriff haben oder gemeinsam an Dokumenten usw. arbeiten können, sind Cloud-Speicherdienste fast unerlässlich. Neben den Branchenriesen Google Drive und Dropbox bietet sich der deutsche Dienst OwnCloud an.
• Datentransfer: Große Dateien verschicken geht z.B. ohne Anmeldung mit Wetransfer, Firefox Send, Sendanywhere und Terashare. (Mehr dazu in diesem Chip-Praxistipp)
• Projektmanagement: Um gemeinsame Projekte zu planen, den Überblick zu behalten, wer wann was macht und Aufgaben zu verteilen bieten sich Plattformen wie Trello, Asana, Hive und Microsoft To Do an.

4. Besondere Herausforderung: Home Office mit Kindern

Weil derzeit aufgrund der Ausbreitung des Coronavirus bundesweit Schulen, Kindergärten und Krippen geschlossen sind, stehen sehr viele arbeitende Menschen vor einer großen Herausforderung. Wochenlang (womöglich unbezahlten) Urlaub zu nehmen, geht oft nicht, die Kinder müssen neben der Arbeit betreut werden. Je nach Alter der Kinder kann das richtig schwierig sein. Einige hilfreiche Tipps hat das ZDF hier zusammengefasst.

Unsere Top-Tipps:

• Den Tag gemeinsam planen: Sind die Kinder schon alt genug, um zu verstehen, was von ihnen verlangt wird, dann setzt euch gemeinsam am Morgen zusammen und definiert feste Zeiten, zu denen gearbeitet, gegessen, gespielt wird. Es gibt Kindern auch Orientierung, wenn sie wissen: Am Vormittag muss ich mich selbst beschäftigen, am Nachmittag haben die Eltern Zeit, mit mir zu spielen – oder andersrum.
• Ein eigenes Home Office einrichten: Auch das gilt leider wieder nur für Kinder ab einem bestimmten Alter: Wenn der Platz da ist, kannst du deinem Kind einen eigenen kleinen Schreibtisch neben deinem eigenen einrichten, wo es basteln, malen oder lesen kann. So ist das Kind in deiner Nähe und gleichzeitig einigermaßen sinnvoll beschäftigt.
• Nicht zu streng sein: Auch wenn du sonst Wert darauf legst, dass deine Kinder nicht ständig vor dem Bildschirm hängen oder sich gesund ernähren – wir befinden uns in einer Ausnahmesituation und es ist okay, die Ansprüche an sich selbst als Eltern vorübergehend ein bisschen runter zu schrauben. Wenn du einfach gerade dringend arbeiten musst und die Kinder nichts mit sich anzufangen wissen, dann erlaub ihnen doch einfach, ausnahmsweise mal mitten am Tag einen Film anzusehen oder ein Videospiel zu spielen. Auch mehrere Fernsehsender haben aktuell ihre Kinderprogramme ausgebaut. Dieser Tweet bringt es ganz gut auf den Punkt:

• Wenn nichts geht: frei machen. Schon klar, dass es nicht so einfach ist, wochenlang Urlaub zu nehmen. Aber vielleicht findet sich ja eine flexible Regelung mit dem*der Arbeitgeber*in, etwa zeitweise verkürzte Arbeitszeiten oder Überstundenabbau, möglicherweise sogar (bezahlter) Sonderurlaub. Das Bundesarbeitsministerium bietet ausführliche Informationen zu den arbeitsrechtlichen Auswirkungen der Coronakrise.

Übrigens: Wenn du jetzt findest, dass alle diese Tipps Quatsch sind – vielleicht findest du die Tipps aus Margarete Stokowskis höchst unterhaltsamem Kolumnenbeitrag hilfreicher…

Bitte lies unseren Hinweis zu Gesundheitsthemen.

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